Efter den første måned bør I kunne lægge fem stykker papir på bordet: IT-kortet, leverandøroversigten, kontraktoversigten, et overblik over adgange og licenser og en første prioritering. De behøver ikke være færdige, men de skal være brugbare, og huller skal stå som huller. Tredive dage er vores forslag til et kontrolpunkt, og jeres aftale kan sige noget andet. Pointen er, at I selv kan vurdere opstarten uden at være teknikere, for hvert ark kan prøves af med et enkelt spørgsmål.
Uret starter, når I har leveret jeres del
En ekstern IT-chef på deltid har få timer om måneden, og de første skal ikke gå med at vente. Fire ting må gerne ligge klar første dag:
- En besked til leverandørerne om, at den eksterne må spørge på jeres vegne.
- Årets fakturaer for IT og telefoni.
- Alle aftaler, der kan findes, også dem med kaffepletter.
- En fast kontaktperson hos jer med tid til at svare.
Forløbet kan I læse om i sådan arbejder en IT-chef på deltid. Rækkefølgen i rollens første tid generelt står i de første 90 dage. Hænger det på jer, er det rimeligt at flytte kontrolpunktet. Skriv det ned, så I begge ved, hvorfor datoen rykkede.
Fire oversigter og prøven for hver
Formålet er at kunne bruge arkene, når den, der lavede dem, ikke er til stede. Giv dem derfor til en, der ikke har været med.
IT-kortet. Prøven: bed kontorchefen finde ud af, hvem I ringer til, hvis mailen er nede en mandag morgen. Svaret skal kunne findes på få minutter ud fra arket alene.
Leverandøroversigten. Prøven: læg de seneste tre måneders IT-fakturaer ved siden af. Hver afsender skal stå på listen. En faktura uden en plads på oversigten er ofte et abonnement, ingen længere ved, hvem der bestilte.
Kontraktoversigten. Prøven: spørg, hvilken aftale der fornys som den næste, og hvad der er sidste dag for at opsige den. Er aftalen ikke fundet, skal der stå “ukendt, spurgt leverandøren den og den dag”. Et ærligt hul er bedre end en gættet dato.
Adgange og licenser. Prøven: tag en medarbejder, der stoppede sidste år. Findes personen stadig som bruger eller administrator nogen steder, og betaler I for en licens til vedkommende? Arket behøver ikke dække alt efter en måned, men de vigtigste systemer skal være med.
Den første prioritering
Det femte ark er det, ledelsen skal beslutte ud fra. Det bør rumme tre til fem punkter og svare på fire spørgsmål for hvert af dem: Hvad er det? Hvorfor nu? Hvem hos jer ejer det? Hvad kræver det af jer?
Bliver listen længere, har den, der skrev den, overladt arbejdet til jer. Står alle punkter som lige vigtige, gælder det samme. En god første prioritering tør sige, hvad der kan vente til næste halvår, og hvorfor. Metoden til at sammenligne punkterne står i prioritering af IT-projekter.
Noget kan ikke vente på dag 30. Viser det sig i uge to, at en aftale fornyes om kort tid, eller at ingen ved, om backuppen virker, skal I have besked med det samme.
Mødet på dag 30
Afsæt en time med den, der kan beslutte. Bed om arkene to dage før, så mødet kan bruges på beslutninger. Fem spørgsmål er nok:
- Hvad overraskede dig mest hos os?
- Hvad kan ingen svare på endnu, og hvem er spurgt?
- Hvilke leverandører har ikke svaret, og hvad gør vi så?
- Hvad mangler du fra os?
- Hvad bliver lavet de næste 30 dage, og hvad går timerne til?
Det sidste spørgsmål giver jer noget at holde næste møde op imod. Skriv svarene ned, og send dem rundt samme dag. Hvad I bør kunne forvente af rollen på længere sigt, er samlet under det får I.
Tegn på, at opstarten hænger
Få af disse tegn afgør sagen alene, men to eller tre samtidig er værd at tage op.
- Alt er sagt på møder, og intet ligger på skrift.
- Arkene er flotte, men der står ikke en person ud for noget.
- Rapporten handler om teknik, og ingen beslutning er nødvendig.
- Alle fejl ligger hos leverandøren, uden at nogen har talt med vedkommende.
- I kan ikke selv åbne dokumenterne, for de ligger på den eksternes egen konto.
Det sidste rammer også den dag, samarbejdet slutter, se når den lejede IT-chef stopper.
Et tænkt eksempel: en produktionsvirksomhed med 85 ansatte får arkene efter fem uger. Kontraktoversigten viser, at telefoniaftalen fornyes om syv uger, og at opsigelsesfristen er tæt på. Aftalen med ERP-partneren er ikke fundet, og det står der. Prioriteringen har fire punkter, og ét af dem er at lade det gamle lagerprogram køre et år endnu. Direktøren beslutter tre af punkterne på mødet og udskyder det sidste til budgettet.
Det gør I nu
Står I foran en opstart, så skriv de fem ark og datoen ind i aftalen om første fase. Er I allerede i gang, så bed om det, der findes, og lav selv prøverne. Forløbet hos Nielco IT begynder med en gennemgang, som også kan købes alene, og derefter kommer det faste månedlige samarbejde med en aftalt timeramme. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At vente med at se arkene, til de er perfekte · en kladde med huller kan I bruge nu.
- At lade den eksterne eje dokumenterne · de skal ligge i jeres egne systemer.
- At godkende en prioritering, I ikke kan forklare · bed om den i almindeligt sprog.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Fire oversigter i jeres egne systemer, som andre end forfatteren kan bruge.
- ☐ Tre til fem prioriterede punkter med en ejer hver.
- ☐ Tydelig markering af det, der ikke er fundet eller bekræftet.
- ☐ Besked med det samme om det, der ikke kan vente.
- ☐ En plan for de næste 30 dage, som I kan holde op mod resultatet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: IT-kortet: hele jeres IT på én side · Når den lejede IT-chef stopper
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
