IT koster mere end det, der står på leverandørens faktura. Hver gang en medarbejder venter på en langsom maskine, retter en printer eller hjælper en kollega med adgangskoden, går der arbejdstid, som aldrig bliver bogført som IT. Mest sker det hos den uformelle IT-ansvarlige, altså den medarbejder, der ved mest og derfor bliver spurgt. Den tid kan I gøre synlig på to uger med en enkel optælling og jeres egne tal, og så kan ledelsen tage stilling til, hvad der skal flyttes.
Tiden, der ikke står på nogen faktura
Ledelsen ser IT i bogholderiet, og derfor ser den leverandørens regninger, licenser og nye maskiner. Den ser ikke de ti minutter hist og her. Når IT driller, finder folk en vej uden om. De gemmer filen et andet sted, bruger kollegaens computer eller venter med opgaven til i morgen. Det ser ud som almindelig travlhed.
Tre slags tid går tabt. Den første er ventetid, hvor medarbejderen ikke kan arbejde. Den anden er selvhjælp, hvor medarbejderen prøver at løse problemet. Den tredje er tiden hos den kollega, der bliver afbrudt, og den er ofte den dyreste, fordi afbrydelserne rammer den samme person igen og igen.
Den uformelle IT-ansvarlige
Mange mindre virksomheder har en bogholder, en lagerchef eller en sælger, der er god til computere. Det begynder som en venlighed. Efter nogle år står personen for nye brugere, koder, kontakten til leverandøren og det meste af den daglige hjælp, oven i det job, personen er ansat til.
Det er en stor gave, og det har en pris. Personens egne opgaver bliver skubbet, og ledelsen ved sjældent hvor meget. Hvad der er rimeligt at lægge på den rolle, er behandlet i IT-ansvarlig i en lille virksomhed.
Sådan gør I tiden synlig på to uger
I behøver ingen tal fra andre virksomheder. Jeres egne er bedre, og de er lette at samle.
- Vælg to almindelige arbejdsuger, helst uden ferie og månedsafslutning.
- Giv alle en enkel streg-liste, på papir eller i et fælles ark.
- Bed dem notere hver gang, IT stoppede dem, med et groft skøn over tiden i kvarterer.
- Bed den uformelle IT-ansvarlige skrive de opgaver op, andre bad om hjælp til.
- Læg tallene sammen pr. uge, og skriv de tre hyppigste årsager op.
Sig åbent, hvad tallene skal bruges til, og at de samles for hele virksomheden. Så får I ærlige svar. Formålet er at finde fejl i IT, og ingen skal måles på sin indsats. Skøn er fuldt ud godt nok, for ingen skal revidere tallene.
Regn tiden om, så ledelsen kan bruge den
Gang timerne op til et år, og brug en gennemsnitlig timesats fra jeres egen lønkørsel. Økonomichefen kan lave beregningen på få minutter. Stil resultatet ved siden af det, I betaler for IT i forvejen. Det samlede billede af udgifterne findes i hvad bruger vi egentlig på IT?.
Et tænkt eksempel: I en rådgivningsvirksomhed med 18 ansatte viser optællingen, at en projektleder bruger hele fredag eftermiddag på at hjælpe kollegaer, og at en langsom opstart af et fagsystem koster alle et kvarter om morgenen. Ingen af delene havde stået i en rapport. Nu har ledelsen to konkrete sager at beslutte noget om, og tallene kan bruges som argument, når der skal investeres.
Det, der kan flyttes
Når I kender årsagerne, falder tiltagene som regel i tre grupper:
- Fejl, der går igen. De skal til leverandøren som krav om en varig løsning, se gentagne IT-fejl.
- Hjælp i hverdagen. Giv medarbejderne én vej til hjælp, så afbrydelserne stopper. Det er emnet i én indgang til IT-hjælp.
- Ledelsesopgaver. Budget, kontrakter og leverandører hører ikke hjemme hos en bogholder, der er god til computere. Dem kan ledelsen tage tilbage eller lægge hos en ekstern IT-chef.
Tag også en snak med den uformelle IT-ansvarlige først. Mange er glade for dele af opgaven. Målet er at give vedkommende de gode dele og fjerne dem, der stjæler tid fra jobbet.
Hvad gør I nu?
Aftal de to uger på næste ledermøde, og vælg en ansvarlig for optællingen. Tal med den uformelle IT-ansvarlige, inden I går i gang. Når tallene er samlet, så sæt én times møde af til at vælge de tre første ændringer.
Det skal I lade være med
- At bruge tal fra andre virksomheder · jeres egen optælling er stærkere og lettere at tro på.
- At gøre optællingen til kontrol af den enkelte · så forsvinder de ærlige svar.
- At beslutte noget uden om den uformelle IT-ansvarlige · personen kender hverdagen bedre end nogen anden.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En enkel optælling, der kan køres uden besvær for medarbejderne.
- ☐ En liste over de tre årsager, der koster mest tid, med forslag til hver.
- ☐ En klar fordeling af, hvad den IT-ansvarlige beholder, og hvad der flyttes.
- ☐ En ny optælling efter et halvt år, så I kan se, om det hjalp.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Én indgang til IT-hjælp · De samme IT-fejl igen og igen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
