Spørgsmålet dukker tit op på et dårligt tidspunkt. En medarbejder er syg, en kunde venter, og nogen står med adgangen til indbakken. Eller der er opstået en mistanke, og en leder vil gerne læse med. Det korte svar er, at I skal være meget forsigtige, og at det konkrete spørgsmål hører hjemme hos en advokat. Datatilsynet skriver, at databeskyttelsesloven ikke giver arbejdsgiveren ret til at tilsidesætte brevhemmeligheden. Det er grunden til, at denne artikel ikke giver en facitliste. Den beskriver det, ledelsen kan gøre på forhånd, så I sjældent havner i situationen, og hvad I gør, hvis det alligevel sker.
Hvorfor spørgsmålet er svært
En arbejdskonto tilhører virksomheden, og medarbejderne bruger den til arbejdet. Alligevel kan der ligge mails, som er private, fordi en læge, en bank eller et familiemedlem har skrevet til adressen. At kontoen er jeres, afgør ikke spørgsmålet om, hvad I må læse.
Brevhemmeligheden er en beskyttelse af private breve og beskeder. Datatilsynets vejledning gør det klart, at databeskyttelsesloven ikke giver arbejdsgiveren en ret til at se bort fra den. Hvad der præcis gælder i en konkret sag, afhænger af omstændighederne, og det kan vi ikke vurdere her. Det er et spørgsmål til advokat.
Det, I kan gøre på forhånd
Det meste af risikoen kan fjernes med enkle regler, før nogen får brug for dem:
- Beslut, om private mails må ligge på kontoen. Mange virksomheder accepterer en vis privat brug. Andre beder medarbejderne holde den adskilt. Valget er ledelsens, og uanset hvad I vælger, kan der komme private mails ind.
- Giv private mails et sted at være. Bed medarbejderne lægge dem i en mappe mærket “Privat”, så de er nemme at holde uden for. Få en advokat til at se på, hvordan reglen skal formuleres.
- Skriv reglerne i personalepolitikken. Medarbejderne skal vide, hvad der gælder, og det er en fordel at have det stående, før der opstår en konflikt.
- Brug fælles postkasser til opgaver. Går kundernes mails til en adresse som salg@, kan kollegerne læse dem uden at gå ind på en personlig konto.
- Aftal stedfortrædere. Mange programmer kan give en kollega adgang til kalender og bestemte mapper efter aftale, og det er noget andet end at åbne indbakken bagefter.
Når medarbejderen er syg eller på ferie
Den hverdagsagtige situation er den almindelige. En kunde venter på et tilbud, som ligger i mailen hos en, der er syg. Det første skridt er at ringe til medarbejderen, hvis vedkommende er i stand til at svare. Medarbejderen kan selv finde mailen eller give en kollega en konkret besked om, hvor den ligger.
Autosvar med en anden kontaktperson klarer de fleste henvendelser. Læg en rutine for det i ferieplanen, så det sker, før nogen har brug for det.
Kan medarbejderen ikke nås, og er sagen alvorlig, så stop og spørg. Få en advokat til at se på situationen, inden nogen åbner kontoen. Det tager lidt længere tid, og I står med et svar, I kan handle på.
Når der er mistanke
Har I mistanke om noget alvorligt, er fristelsen stor til selv at åbne mailen. Lad være. Kontakt advokat først, og lad vedkommende vejlede om, hvad der må ske, af hvem og i hvilken rækkefølge. Bed også IT-leverandøren om at bevare det, der er, uden at læse det, hvis advokaten siger, det er relevant. Det er vigtigt, at ingen sletter noget eller begynder at undersøge på egen hånd.
Medarbejderne skal på forhånd have at vide, at I logger, og at loggene kan blive gennemset ved mistanke. Det er beskrevet i logning af mail og internet. Om den slags information rækker til indholdet af private mails, må I ikke selv gætte på. Det er også et spørgsmål til advokat.
Skal jeres IT-leverandør hjælpe med adgang, så lad en bestilling komme fra en navngiven person i ledelsen, og bed om, at det bliver noteret. En leverandør bør heller ikke åbne en konto, blot fordi en mellemleder ringer.
Når medarbejderen er stoppet
Den fratrådtes konto rummer tit private mails. Datatilsynet beskriver, at private mails må videresendes til den fratrådte, at adgangen hører til hos en eller få betroede, og at kontoen skal være aktiv kortest muligt. Hele fremgangsmåden står i den fratrådtes mailkonto.
Får den betroede en mail ind, der tydeligvis er privat, er den enkle regel at standse med at læse og sende den videre til den fratrådte efter jeres rutine. Giv den betroede den instruks på skrift, og tag spørgsmålet op med advokat, hvis der er tvivl om noget konkret.
Det gør I nu
Se, om jeres personalepolitik siger noget om privat mail. Gør den ikke det, så få et udkast, og lad en advokat eller jeres arbejdsgiverforening læse det. Opret fælles postkasser til de vigtigste funktioner, og lav en rutine for ferie og sygdom. Aftal med leverandøren, at adgang til en medarbejders konto kun gives efter en skriftlig bestilling fra en navngiven person.
Det skal I lade være med
- At åbne en medarbejders konto selv, fordi I har en mistanke · advokaten skal høres, før nogen læser noget.
- At regne med, at I må, fordi kontoen er jeres · ejerskab af kontoen afgør ikke spørgsmålet.
- At lade IT-leverandøren tage beslutningen · det er ledelsens ansvar, og sagen kræver juridisk vurdering.
- At tro, at denne artikel svarer på jeres konkrete sag · det gør den ikke.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En klar grænse for, hvad den eksterne selv kan rådgive om, og hvornår sagen skal til advokat.
- ☐ Opsætning af fælles postkasser og stedfortrædere, så behovet for at åbne en konto bliver mindre.
- ☐ En aftale med leverandøren om, hvem der kan bestille adgang.
- ☐ En note om hver gang, nogen har fået adgang til en andens konto.
Kilder
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: privat mail og mailkonto ved fratræden.
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Overblik over adgange, administratorer og brugere
- Logning af mail og internet: hvad skal medarbejderne vide først?
Læs også: Den fratrådtes mailkonto: hvor længe må den stå åben? · Hvem har administratoradgang hos jer?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
