Nogle gange er det én ydelse, der ikke længere giver mening, mens resten af samarbejdet fungerer. Backuppen skal flyttes, mailarkivet er overflødigt, eller en overvågning dækker et system, I er holdt op med at bruge. At skære sådan en ydelse fra er en mindre opgave, men den rummer tre faldgruber: varslet, tiden mellem det gamle og det nye, og de data, der ligger i ydelsen. Skal hele leverandøren skiftes, er det et større projekt, som hører til exit-planen. Her handler det om den enkelte ydelse, mens leverandøren bliver.
Hvad hænger ydelsen sammen med?
Spørg først, hvad der holder op med at virke, når ydelsen forsvinder. Mange IT-ydelser støtter hinanden, uden at det fremgår af fakturaen. Et tænkt eksempel er et lille abonnement på en mailtjeneste, som også bærer jeres scannerfunktion og en automatisk besked fra økonomisystemet. Ingen tænker på det, før det holder op.
Bed leverandøren om et skriftligt svar på tre spørgsmål. Hvad afhænger af ydelsen? Hvad sker der med prisen på resten af aftalen? Og hvad skal I selv have på plads, før den lukkes? Spørg også den medarbejder, der bruger ydelsen til daglig. Den person kender ofte en genvej, leverandøren aldrig har hørt om.
Læs aftalen først
Slå aftalen op, og find svarene på disse punkter:
- Kan ydelsen skæres fra? Nogle ydelser sælges som en pakke, og så kan én del ikke opsiges alene.
- Hvad er varslet? Det kan være et andet for ydelsen end for hovedaftalen.
- Er der binding? Se de punkter ledelsen skal læse, hvis I er i tvivl om, hvordan aftalen er skruet sammen.
- Mister I noget? En samlet rabat kan bortfalde, når pakken bliver mindre.
- Hvordan skal opsigelsen ske? Aftalen angiver ofte form og modtager.
Er I i tvivl om, hvad I er bundet af, er det et spørgsmål til advokat, før opsigelsen bliver sendt.
Overlap mellem det gamle og det nye
Skal ydelsen erstattes, må den nye være i drift og afprøvet, før den gamle lukker. Planlæg derfor et overlap, hvor I betaler for begge dele i en kort periode. Regn udgiften med på forhånd, så den ikke kommer bag på nogen.
Læg datoerne ud fra overlappet, og regn baglæns fra den dag, den gamle ydelse lukker. Hvornår skal den nye være afprøvet? Hvornår skal den bestilles? Og hvornår skal opsigelsen af sted, så varslet passer? Skal ydelsen ikke erstattes, så aftal en prøve, hvor den slås fra, mens den stadig kan slås til igen. Det er den enkleste måde at finde skjulte afhængigheder på.
Data, der skal med ud
Dette er den del, der oftest bliver glemt. Ydelser rummer data, og nogle af dem må I ikke miste. Regnskabsmateriale skal efter bogføringsloven ligge i behold 5 år efter det regnskabsår, det hører til, og være sikret mod ødelæggelse, fejl og misbrug, og pligten til kopi gælder også ved et systemskift. Oplysninger om arbejdstid har ligeledes en frist på 5 år. For personoplysninger findes der ingen fast frist, og her er spørgsmålet ofte det modsatte, nemlig hvad der skal slettes, så det ikke følger med videre. Flere frister mødes i de samme systemer, så vi anbefaler at gøre det til en bevidst beslutning, som sletning som ledelsesbeslutning beskriver.
I praksis skal I beslutte, hvad der skal flyttes, hvad der skal gemmes, og hvad der kan slettes. Få dernæst data ud i et format, I kan læse uden den ydelse, I lige har opsagt. Prøv at åbne dem, før den gamle løsning lukker. Bed til sidst leverandøren bekræfte, hvad der sker med de data, der bliver tilbage. Handler det om regnskabsmateriale, er det et spørgsmål til revisor, se også regnskabsmateriale ved systemskift.
Det, der skal være lukket bagefter
Når ydelsen er væk, skal der ryddes op. En kort liste dækker det meste:
- Adgange og brugerkonti i ydelsen er lukket.
- Licenser er fjernet og står ikke længere i licensoverblikket.
- Fakturaen er ændret, og I har kontrolleret den første faktura efter lukningen.
- Dokumentation og kontraktoversigt er opdateret.
- Medarbejderne ved, hvad de skal gøre i stedet.
Bed om en skriftlig bekræftelse af opsigelsen med slutdato. Den skal ligge sammen med aftalen. Fortsætter betalingen efter slutdatoen, har I noget at henvise til.
Sådan griber I det an
Skriv én side, før I sender noget: hvad ydelsen er, hvorfor den skal væk, hvad der afhænger af den, hvad der sker med data, og hvad den sidste dag er. Ejeren af aftalen skriver siden, direktøren godkender den, og derefter går opsigelsen af sted. Gør I det sådan ved hver opsigelse, vokser jeres viden om, hvad der hænger sammen med hvad.
Det skal I lade være med
- At opsige, før erstatningen er afprøvet · et kort overlap er den sikre vej.
- At gå ud fra, at data følger med · spørg, hvad der sker, og hent dem selv.
- At nøjes med en telefonsamtale · opsigelsen skal kunne dokumenteres.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En kortlægning af, hvad der afhænger af ydelsen.
- ☐ En tidsplan med overlap og sidste dag for opsigelsen.
- ☐ En liste over data, der flyttes, gemmes eller slettes, godkendt af jer.
- ☐ Kontrol af første faktura efter lukningen.
Kilder
- Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022): § 12 og § 13 om opbevaring.
- LBK nr. 982/2024: § 4 b, stk. 3, om arbejdstid.
- Datatilsynet: vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: afsnit 4.4 om sletning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- IT-kontrakter: fornyelse, genforhandling og opsigelse
- Kontraktoversigt: alle IT-aftaler med fornyelse og varsel
Læs også: Genforhandling af IT-aftalen før fornyelsen · Automatisk fornyelse af IT-aftaler og abonnementer
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
