Spørger man i en mindre virksomhed, hvor længe oplysninger bliver gemt, er det ærlige svar ofte, at de bliver gemt for evigt. Det føles sikkert, og ingen får besked om, at noget er blevet for gammelt. Nogle oplysninger har en fast opbevaringsfrist, andre har ingen. Reglerne mødes i de samme systemer, så ingen enkelt lov giver det samlede svar. Vores vurdering er derfor, at sletning er en ledelsesbeslutning. IT-leverandøren kan udføre den, men fristerne og ejerskabet hører hjemme hos jer.
De frister, I skal kende
Her er de frister, der oftest mødes i en mindre virksomhed.
- Bogføring: 5 år, regnet fra regnskabsårets udgang (bogføringsloven § 12).
- Arbejdstid: 5 år (LBK nr. 982/2024, § 4 b, stk. 3).
- Forældelse: forældelsesfristen er 3 år (LBK nr. 1238/2015, § 3, stk. 1). Den kan have betydning for, hvor længe det giver mening at gemme dokumenter om et mellemværende, og i den enkelte sag vurderer revisor eller advokat det.
- Personoplysninger: der er ingen fast frist, så I skal selv tage stilling og skrive begrundelsen ned.
- Mail efter fratræden: ifølge Datatilsynet skal kontoen stå aktiv så kort tid som muligt, som udgangspunkt højst 12 måneder, se den fratrådtes mailkonto.
Listen er et udgangspunkt og dækker ikke alt. Branchen, aftaler med kunder eller særlige regler kan give andre frister, og det konkrete svar for jer får I hos revisor eller advokat.
Hvorfor det ikke kan overlades til leverandøren
En leverandør kan sætte en regel op, der sletter mail efter en periode. Den kan ikke vurdere, om den samme mailkasse rummer bilag, der skal gemmes i 5 år, kontrakter eller en verserende sag. Bogføringsbilag ligger måske i mails. Timesedler ligger måske i regneark på fællesdrevet. Personaleoplysninger ligger i lønsystemet, i mailkasserne og i HR-mapper. En enkelt regel for et helt system rammer derfor ofte forkert, og valget mellem to hensyn er et ledelsesvalg.
Lav en sletteplan på én side
En sletteplan er en enkel oversigt over, hvad I gemmer, hvor længe, og hvem der svarer for det. Den behøver ikke at være længere end en side.
For hver type af oplysninger noteres fem ting:
- Hvad er det, fx bogføring, personalesager, ansøgninger, kundesager, mail eller logfiler?
- Hvor ligger det, altså i hvilke systemer og mapper?
- Hvor længe gemmes det, og hvad er begrundelsen?
- Hvem ejer det i forretningen?
- Hvordan slettes det, automatisk eller manuelt, og hvor ofte?
Begrundelsen er det vigtigste felt. Den viser, at I har taget stilling, og den gør det muligt for den næste at forstå beslutningen. Ledelsen godkender planen, og den gennemgås en gang om året, fx ved årshjulet for IT.
Sådan fordeles ansvaret
Direktøren godkender planen og afgør tvivlsspørgsmål. Hver type oplysninger får en ejer i forretningen: bogholderen for regnskabet, den personaleansvarlige for ansættelsesforhold, salg for kundesager. Ejeren svarer for, at fristen følges.
Leverandøren udfører det tekniske og bekræfter, hvad der kan automatiseres. Systemer er forskellige. Nogle kan slette efter faste regler, andre kræver manuelle udtræk, og enkelte kan slet ikke slette enkeltposter. Det skal frem, for så må ledelsen beslutte, hvad I gør i stedet, eller om det er en grund til at se på systemet ved næste valg.
Et tænkt eksempel: en virksomhed med 20 ansatte finder ud af, at ansøgninger gemmes i en delt mappe og i direktørens mail. Ledelsen beslutter en frist og flytter ansøgninger ét sted hen med en navngiven ejer. Leverandøren lægger en påmindelse ind, og fristen skrives i sletteplanen sammen med begrundelsen. Det har taget en time, og nu kan virksomheden svare, hvis en ansøger spørger.
Bilag må ikke slettes for hurtigt
Vær særligt opmærksom ved oprydning og systemskift. Regnskabsmateriale skal være sikret mod ødelæggelse, fejl og misbrug (§ 13), og pligten følger med, når I skifter system. Ved ophør sørger den senest fungerende ledelse for opbevaringen (§ 14). Se regnskabsmateriale ved systemskift. I registrerede bogføringssystemer kommer der fra 1. januar 2028 et forbud mod sletning af bilag, se bilag, der ikke kan slettes.
Selve sikkerhedskopierne stiller et særskilt spørgsmål, for hvad sker der med det slettede, når det ligger i en backup? Det handler backup og sletning om.
Hvad I gør nu
Lav en liste over de fem til ti typer oplysninger, I har mest af. Skriv de frister på, I kender, og marker resten med et spørgsmålstegn. Lad revisor eller advokat vurdere spørgsmålstegnene, og lad leverandøren svare på, hvad systemerne kan. Når planen er godkendt, er det næste skridt en første oprydning i det område, hvor der ligger flest personoplysninger. Den eksterne IT-chef kan samle overblikket og holde styr på opfølgningen, mens de juridiske vurderinger bliver hos jeres rådgivere.
Det skal I lade være med
- At sætte én sletteregel på hele mailsystemet · bilag og sager kan ligge i samme mailkasse.
- At gemme alt for en sikkerheds skyld · personoplysninger har ingen fast frist, så uden en beslutning bliver de liggende.
- At slette uden en ejer · nogen skal kunne svare for, hvad der forsvandt og hvorfor.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En sletteplan på én side med frister, begrundelser og ejere.
- ☐ Et svar fra hver leverandør på, hvad systemet kan slette.
- ☐ En liste over spørgsmål til revisor eller advokat.
- ☐ En årlig gennemgang, som ledelsen godkender.
Kilder
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 (bogføringsloven): §§ 12 til 14 om opbevaring.
- LBK nr. 982/2024: § 4 b, stk. 3, om arbejdstid.
- LBK nr. 1238/2015: § 3, stk. 1, om forældelse.
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: afsnit 4.4 om sletning og retningslinjerne for mailkonti.
- Erhvervsstyrelsen: Nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Den fratrådtes mailkonto · Regnskabsmateriale ved systemskift
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
