Hjemmearbejde begynder tit som en uskreven ordning. Nogen tager pc’en med hjem, en anden køber en skærm og sender bonen, og den tredje ringer til en kollega, når internettet hakker. Så længe det er få dage, går det, men jo mere ordningen fylder, jo mere bliver forskellene synlige. Ledelsen får spørgsmål om, hvem der betaler hvad, hvad der skal fungere derhjemme, og hvem man kan ringe til. En IT-del på en side svarer på det, før spørgsmålene bliver til uenighed. Denne artikel gennemgår de punkter, den bør indeholde.
Hvad virksomheden stiller til rådighed
Start med udstyret, for det er her, de fleste spørgsmål kommer fra. Skriv ned, hvad den enkelte medarbejder får, og hvad der forbliver virksomhedens ejendom. Et enkelt udgangspunkt er:
- den bærbare pc og mobilen er de samme ude og hjemme,
- headset er virksomhedens, så møderne kan høres af alle,
- skærm, tastatur og mus derhjemme gives efter en klar regel, fx til dem, der arbejder hjemme fast,
- printer stilles som udgangspunkt ikke til rådighed.
Bestem også, om ordningen er ens for alle. Forskelle mellem medarbejdere kan være rimelige, men de skal kunne begrundes. Tilføj en linje om, at alt udstyr afleveres ved fratræden, og læg det ind i den faste IT-tjekliste ved fratrædelse. Ellers står der en skærm hos en tidligere medarbejder, som ingen ved noget om. Udstyret skal i øvrigt købes som alt andet, så køb derhjemme følger indkøbsreglen, og det hele fremgår af samme liste.
Forbindelsen derhjemme
Medarbejderens internet er privat, og det er virksomheden afhængig af. Beslut derfor, hvad I forventer. En sætning er nok: Medarbejderen skal have en forbindelse, der kan bære videomøder, og hvis den svigter, kommer man på kontoret eller bruger mobilen som reserve.
Bestem også, hvem der betaler. Nogle dækker internet, andre ikke, og det kan have skattemæssige følger, så det er et spørgsmål til revisor. Selve beslutningen er ledelsens, og den skal stå klart.
Fejl på den private forbindelse hører ikke hjemme hos driftsleverandøren. Skriv det ned, så timerne ikke løber, mens en tekniker prøver at finde ud af, hvorfor WiFi’en i soveværelset driller. Rimelig hjælp er at bekræfte, at pc’en virker, og at resten er et spørgsmål til medarbejderens egen teleleverandør.
Support, når man ikke kan gå hen til nogen
På kontoret går man hen til den kyndige kollega. Hjemme kan man ikke, og derfor bliver henvendelserne mere uformelle: en sms til kontorchefen eller et opkald til en, der plejer at kunne det. Hold fast i én indgang til IT-hjælp, også når folk sidder hjemme.
Politikken bør sige tre ting: hvor man henvender sig, hvilke tider der er åbent, og hvad man gør, hvis pc’en slet ikke kan starte. Det sidste kan være så enkelt som at møde på kontoret med den eller få en reserve-pc. Har I kun en driftsaftale med hjælp på kontoret, så tjek, at fjernhjælp er med, og hvad den koster i ekstraarbejde. Det står i IT-serviceaftalen.
Medarbejdere, der sjældent er på kontoret, må også kunne få opdateringer og udskiftning. Spørg leverandøren, om pc’erne bliver opdateret uden at være på kontorets net, og hvordan I ser, om det sker. Kan leverandøren ikke svare, er det et punkt til det næste opfølgningsmøde.
Hvor arbejdet må foregå, og hvor data ligger
Skriv kort, hvor arbejdsfiler skal ligge. Reglen kan være, at de ligger i virksomhedens fælles systemer og aldrig på pc’en alene, på en USB-nøgle eller i en privat skytjeneste. Så kan arbejdet fortsætte, hvis pc’en går i stykker, og filerne følger ikke med ud af virksomheden.
Tag også de praktiske ting med: pc’en bruges af medarbejderen og ikke af familien, papirer med kundeoplysninger ligger ikke fremme, og private printere bruges ikke til det, der er fortroligt. Må medarbejderen bruge sin egen pc, er det en særskilt beslutning, som står i artiklen om egen mobil og pc på arbejdet.
Selve sikkerheden, herunder hvilke krav der skal stilles til adgang hjemmefra, er en del af sikkerhedsledelsen, og den hører til under CISO as a Service. Her skal I blot vide, at hvis I logger brug af systemer, skal medarbejderne ifølge Datatilsynet informeres klart og utvetydigt på forhånd, også om at loggen kan gennemses ved mistanke. Det kan stå i samme politik. Se logning af mail og internet.
Det, der ikke hører til i IT-delen
Hjemmearbejde har også en side om arbejdsmiljø, arbejdstid og ansættelsesvilkår. De punkter ligger uden for IT, og driftsleverandøren skal ikke skrive dem. Lad dem gerne stå i det samme dokument, og få dem vurderet for sig. Dem kan en advokat vurdere, eller jeres arbejdsgiverorganisation, hvis I har en.
Hvad gør I nu?
Skriv IT-delen på en side ud fra de fire afsnit: udstyr, forbindelse, support og data. Lad to medarbejdere, der arbejder meget hjemme, læse den igennem, før den bliver godkendt. Læg den i personalehåndbogen, og gennemgå den en gang om året.
Hvis ingen har tid til at skrive den, eller hvis svarene afhænger af aftaler, ingen har læst, er det en typisk opgave for en ekstern IT-chef at samle trådene.
Det skal I lade være med
- At lade hver leder lave sin egen aftale · det giver forskelle, I skal forsvare bagefter.
- At lade driftsleverandøren løse privat internet på jeres regning · det hører ikke til i serviceaftalen.
- At glemme udstyret ved fratræden · det, der står derhjemme, skal også på listen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et udkast til IT-delen på en side, der kan stå i personalehåndbogen.
- ☐ En liste over udstyr, som er opdateret, når nogen starter eller stopper.
- ☐ Afklaring af, hvad serviceaftalen dækker ved fjernhjælp.
- ☐ Besked om, hvordan opdatering af pc’er uden for kontoret følges.
Kilder
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: information om logning på forhånd.
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Én indgang til IT-hjælp · Hvem må købe IT?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
