I en virksomhed med fem partnere har alle en mening om tidsregistreringen, og ingen har lyst til at eje den. IT bliver et punkt sidst på partnermødet, som udskydes, når sagerne presser. Beslutningerne falder så i praksis hos den partner, der synes, det er sjovt, eller hos sekretæren, som kender leverandøren. Hos rådgivere, ingeniører, arkitekter, revisorer og advokater er det en fordel at aftale én gang, hvad én partner må beslutte alene, og hvad der skal op i kredsen.
Tre slags beslutninger
Del IT-beslutningerne i tre, og skriv dem i referatet fra et partnermøde.
- Hverdagen. Nye brugere, licenser, små rettelser og opfølgning på leverandøren. Det ordner den IT-ansvarlige partner eller sekretariatet uden at spørge.
- Beslutninger inden for budgettet. Nyt modul, en udskiftning af pc’er eller en mindre ændring af en aftale. IT-partneren beslutter og orienterer kredsen.
- Beslutninger, der binder alle. Nyt sagssystem, ny regel for dokumenter, ændret måde at registrere tid på. Dem tager kredsen, og når de er taget, gælder de også for den partner, der stemte imod.
Det sidste er det svære. En partner er sin egen chef, og en regel, som den partner med mest omsætning ser bort fra, holder ikke længe. Derfor bør IT-partneren have et mandat fra kredsen på skrift, gerne også med en grænse for, hvad vedkommende må bruge af tid. Tiden er ikke fakturerbar, og det skal kredsen acceptere. Må en ekstern tage forarbejdet, kan rollerne ses på ekstern-it-ledelse.dk.
Tidsregistreringen er jeres omsætning
I en rådgivningsvirksomhed er timerne produktet. Systemet til tid og fakturering er derfor det vigtigste, I har, også selv om det ser kedeligt ud. Tre ting bør være besluttet:
Hvor ofte skal tiden skrives ind? Når partnere samler en uges timer op fredag eftermiddag, forsvinder der timer, og faktureringen bliver forsinket. Skal systemet kunne bruges på telefonen, så skriv det ind i kravene, før næste version vælges.
Hvem ejer sagsnumre og timepriserne i systemet? Findes der ikke en fast ejer, opstår der dobbeltsager og fejl på fakturaerne. Ejeren er typisk bogholderen eller sekretariatet, og ejerskabet kan beskrives med få opgaver som under systemejer.
Hvad er koblingen til regnskabet? Sender tidssystemet fakturaer over i et bogføringsprogram, så bed revisor om at se på, om kombinationen er registreret, se er jeres bogføringssystem registreret.
Dokumenter med fælles regler
Hver partner har sit eget mappesystem, sin egen skabelon og sin egen måde at navngive filer. Det går, indtil en sag skal overtages af en kollega, eller en klient vil have det seneste udkast. Kredsen bør beslutte få ting: hvor sagen ligger, hvordan filer navngives, hvilken skabelon der gælder, og hvor den endelige version gemmes. Se hvor ligger den rigtige fil? Står I over for en flytning til Microsoft 365, er rydningen af mapper en opgave, der skal fordeles på partnerne, som beskrevet under fra fællesdrev til SharePoint.
Hvor længe sager skal gemmes, og hvilke fag- og tavshedsregler der gælder for jer, afhænger af faget. Det er et spørgsmål til advokat, revisor eller jeres brancheforening. Bogføringsmateriale gemmes i 5 år, og forældelse er som udgangspunkt 3 år. Flere frister mødes i de samme systemer, og derfor bør kredsen beslutte en sletteregel, se sletning som ledelsesbeslutning. Adgang til de enkelte sager og deling med klienter hører til sikkerhedsledelsen.
Partneren med eget kreditkort
Rådgivere prøver gerne nye værktøjer, og det er sundt. En partner tegner et abonnement på et AI-værktøj, en anden på et tegneprogram, og fakturaen går på kortet. Efter nogle år ved ingen, hvad der betales for. Bed bogholderen trække et års kortudtog igennem, og læg listen på bordet, se skygge-IT. Aftal en enkel regel for, hvad der må tegnes uden at spørge.
Når en partner træder ud
Partneraftalen fortæller meget om penge og lidt om IT. Hvad sker med mailkontoen, de kundelister, partneren har gemt, og de abonnementer, der står i partnerens navn? Skriv det ind, før det bliver aktuelt, og tag punkterne fra Datatilsynets retningslinjer om mailkonti ved fratræden med, se den fratrådtes mailkonto. Selve aftalen er et spørgsmål til jeres advokat.
Hvad I gør nu
Sæt IT på dagsordenen til næste partnermøde med ét punkt: fordelingen af de tre slags beslutninger. Læg et forslag frem, peg på én partner, og skriv det i referatet. Bed samtidig bogholderen om listen over abonnementer.
Det skal I lade være med
- At sende den partner, der har bedst tid, til leverandørens demo · send dem, der bruger systemet mest.
- At undtage de største partnere fra fælles regler · så følger resten ikke heller.
- At lægge IT i slutningen af hvert møde · giv emnet ét møde om året med tid nok.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et oplæg, kredsen kan beslutte på, i stedet for en teknisk gennemgang.
- ☐ En enkel fordeling af beslutninger mellem partner og kreds.
- ☐ Ét overblik over abonnementer på tværs af partnere.
- ☐ Respekt for partnernes tid og for tavshedspligten i faget.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 om 5 års opbevaring.
- LBK nr. 1238/2015: § 3, stk. 1, om forældelse.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Prioritering af IT-projekter, når alt haster · Hvor ligger den rigtige fil?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
