Fællesdrevet hedder måske S eller F, og det er vokset i mange år. Her ligger dagens tilbud side om side med mapper fra en kollega, der stoppede for længe siden, og som ingen tør røre. Når IT-leverandøren foreslår at flytte det hele til SharePoint, lyder det som en teknisk opgave, og selve flytningen er det også. Spørgsmålene om, hvad der stadig betyder noget, hvem der må se det, og hvad der må slettes, kan kun besvares hos jer. Her ser vi på, hvem der rydder op, og i hvilken rækkefølge.
Det, der ændrer sig ved flytningen
SharePoint er Microsofts tjeneste til fælles dokumenter. Filerne ligger i skyen og ikke på serveren i jeres eget skab, og den bruges ofte sammen med Teams, hvor filerne i en gruppe typisk havner i SharePoint bag kulissen. Hvad jeres Microsoft 365-abonnement rummer, fremgår af de gældende vilkår, som leverandøren eller Microsoft kan oplyse.
For brugerne er tre ting anderledes. Flere kan arbejde i samme dokument på én gang. Ældre udgaver af en fil kan typisk findes frem igen. Og det bliver lettere at dele en fil med andre, hvilket også gør det lettere at dele for meget.
Noget kan gå i stykker undervejs. Regneark, der henter tal fra andre regneark, peger på en sti på det gamle drev. Et fagsystem gemmer måske sine udtræk i en fast mappe, og skabeloner og makroer kan have samme binding. Den slags skal kortlægges før flytningen. Har I et regneark, kun én forstår, er det et godt sted at begynde.
Hver mappe skal have en ejer
Oprydningen begynder med en liste over mapperne på øverste niveau. Ud for hver mappe står en navngiven person i forretningen, fx bogholderen for økonomi, salgschefen for tilbud og værkføreren for sager. IT-leverandøren kan levere listen og oplyse, hvornår filerne sidst blev ændret. Om en mappe fra for otte år siden rummer en vigtig aftale, ved kun I.
Ejeren har én opgave, nemlig at sortere sin mappe inden en fast dato. Mapper uden ejer samles på en liste, som direktøren tager stilling til. Det er ofte her, oprydningen går i stå, fordi ingen har sagt, hvem der afgør tvivlen.
Tre bunker: flyt, arkivér og slet
- Flyt det, I bruger i dag, og det, I ved, at I får brug for. Bunken bør være mindre, end de fleste tror.
- Arkivér det, I skal kunne finde, men sjældent åbner. Regnskabsmateriale har efter bogføringsloven en opbevaringsfrist på 5 år, regnet fra regnskabsårets udgang, så det må ikke forsvinde i oprydningen. Se regnskabsmateriale ved systemskift.
- Slet dubletter, gamle kladder, installationsfiler og det, ingen kan gøre rede for, når ejeren eller direktøren har sagt god for det.
Mapper med personoplysninger kræver en særskilt stillingtagen. Ansøgninger og personalesager på et drev, som mange kan åbne, er en god anledning til at spørge, om de skal ligge der. Personoplysninger har ingen fast frist, så det kræver en beslutning, og den er beskrevet i sletning som ledelsesbeslutning.
Et tænkt eksempel: 30 ansatte og tolv hovedmapper på drevet. Salg, økonomi og projekter får hver sin ejer og en eftermiddag til sorteringen. Tilbage står en mappe, der hedder Diverse, og som ingen vil eje. Direktøren beslutter, at den arkiveres skrivebeskyttet i en aftalt periode og derefter slettes, hvis ingen har haft brug for den.
Rækkefølgen
- Ledelsen beslutter målet og den dato, hvor drevet lukker for nye filer.
- Ejerne sorterer, og hvert område får en enkel struktur med få niveauer.
- Adgange fastlægges efter afdeling og rolle.
- Én afdeling flytter først, så I ser problemerne i lille skala.
- De øvrige følger efter, og det gamle drev bliver skrivebeskyttet i en aftalt periode, før det lukkes.
Det sidste trin betyder mest. Står begge steder åbne, fortsætter folk på det gamle drev, og så findes den rigtige fil to steder.
Lad heller ikke de gamle adgange følge automatisk med. Flytningen er det rigtige tidspunkt at spørge, hvem der reelt skal se løn, kontrakter og personalesager, og om kunder og samarbejdspartnere må få delt mapper. Reglerne for deling står i enkle regler for dokumenter.
Hvem gør hvad
Ledelsen beslutter mål, dato og regler. Mappernes ejere sorterer. Leverandøren flytter og tester. Tilbage er opgaven med at holde sammen på det hele, og den er ledelse: planen, opfølgningen på ejerne og kontrollen af, at leverandørens arbejde svarer til det aftalte. En ekstern IT-chef kan tage den del, så direktøren kun skal træffe de beslutninger, der er hans eller hendes.
Regn med, at sorteringen tager tid fra hverdagen, og afsæt den i kalenderen. Hos Nielco IT håndteres en større flytning af data som projektarbejde ved siden af det faste månedlige samarbejde. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Hvad I gør nu
Bed leverandøren om en liste over hovedmapperne med dato for seneste ændring. Sæt navne på, og aftal en dato for, hvornår sorteringen skal være færdig. Først derefter giver det mening at bede om et tilbud på selve flytningen, for nu ved I, hvor meget der skal med.
Det skal I lade være med
- At flytte det hele, som det er · så flytter rodet med til et nyt sted.
- At lade leverandøren afgøre, hvad der skal slettes · den kender hverken jeres aftaler eller jeres frister.
- At holde det gamle drev åbent for nye filer · så har I to sandheder i stedet for én.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En plan med datoer og en navngiven ejer af hver hovedmappe.
- ☐ En oversigt over regneark, systemer og skabeloner, der afhænger af de gamle stier.
- ☐ En skriftlig beslutning om, hvad der arkiveres og slettes.
- ☐ Kontrol af adgangene, før det gamle drev lukkes.
- ☐ En kort status til ledelsen, indtil flytningen er afsluttet.
Kilder
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 (bogføringsloven): § 12 om opbevaring i 5 år.
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: afsnit 4.4 om sletning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvor ligger den rigtige fil? · Sletning som ledelsesbeslutning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
