Ingen slog stillingen op. Du var den, der kunne få printeren i gang, eller den, der sagde ja, da direktøren spurgte, om du lige kunne kigge på noget. Nu står dit navn i leverandørens system, og kollegerne kommer til dig. Det er en anerkendelse, og det er også en opgave, der aldrig blev beskrevet. Denne artikel er skrevet til dig. Du får de første skridt, en enkel ansvarsliste og en tydelig grænse for, hvad der ikke er dit. Målet er overblik over, hvad du har, og hvad du ikke har.
Få styr på, hvad du egentlig er blevet
Det første, du har brug for, er en samtale med din chef. Spørg, hvad han eller hun forventer, hvor meget tid du må bruge, og hvad du må beslutte selv. Det kan føles lidt voldsomt at bede om, når opgaven sneg sig ind ad bagdøren. Alligevel er det nødvendigt, for du kan ikke leve op til en forventning, ingen har sagt højt.
Få tre ting med ud af samtalen. Hvor mange timer om ugen må IT fylde? Hvad må du bestille uden at spørge? Hvem går du til, når du er i tvivl? Skriv svarene ned, og send dem til din chef bagefter. Så har I en aftale.
De første tredive dage
Forsøg ikke at løse alt. Brug den første måned på at se, hvad der findes.
- Find leverandørerne. Brug fakturaerne fra bogholderiet til at lave en liste over, hvem der leverer hvad. Sådan bliver leverandøroversigten til.
- Find aftalerne. Hvor ligger de, og hvornår fornyes de? En simpel mappe er fin i første omgang.
- Find adgangene. Hvem har administratorrettigheder, altså lov til at ændre alt i et system? Står din forgænger eller en tidligere kollega som administrator?
- Find det kritiske. Spørg dine kolleger, hvad der ikke må stå stille en hel dag.
- Find de gentagne fejl. Skriv ned, hvad folk spørger om, så du kan se mønstret.
- Mød leverandøren. Bed om et kort møde, hvor du præsenterer dig, og spørg, hvad de har gjort for jer det seneste år.
Saml det hele på ét ark. IT-kortet er skabelonen, og det er det stykke papir, der gør størst forskel for dig. Når nogen spørger, har du noget at slå op i, og skulle du selv blive syg, kan andre finde rundt.
Din ansvarsliste
Lav en liste på én side med tre overskrifter.
Det, jeg gør. Fx opretter sager hos leverandøren, følger tjeklisten for nye medarbejdere, holder listerne ajour og samler spørgsmål til det faste møde med leverandøren.
Det, jeg koordinerer. Fx hvornår en opdatering passer driften, eller hvilke ønsker der skal videre til ledelsen. Her er du bindeleddet, og arbejdet udføres af andre.
Det, andre har. Fx direktøren, der beslutter budget og aftaler, og leverandøren, der driver servere og løser tekniske fejl.
Det tredje punkt er det, der beskytter dig. Får du listen godkendt af din chef, kan du henvise til den, næste gang noget lander hos dig, som ikke burde.
Det, der ikke er dit
Der findes opgaver, du ikke skal stå med alene, uanset hvor dygtig du er.
- Det endelige ansvar. Ansvaret for, at virksomheden er ordentligt indrettet, ligger hos ledelsen. Du kan forberede og gøre opmærksom på noget, og beslutningen er deres.
- Valg af nye systemer og leverandører. Du kan være med og samle behov, men det skal ledelsen stå bag.
- Aftaler. Det, der binder virksomheden, skal underskrives af den, der har lov.
- Risici. Ser du noget, der bekymrer dig, så skriv det ned og giv det videre. Hvad der skal ske med det, er ledelsens beslutning.
- Personoplysninger og mails. Skal du åbne en kollegas mailkonto eller se i logfiler, skal der ligge en beslutning fra ledelsen, og et tvivlsspørgsmål hører hjemme hos en advokat. Logning skal kollegerne have hørt om, før den sker.
- At være på vagt. Du skal ikke have telefonen på aftenen og i ferien, medmindre det er aftalt.
Få hjælp fra begyndelsen
Du behøver ikke kunne det hele. Din leverandør har folk, der ved det tekniske, og en god leverandør vil gerne forklare. Spørg uden at undskylde. Du er kunden, og du må gerne bede om forklaringer på almindeligt dansk. Sig “det forstår jeg ikke, kan du tage det igen”, og bed om det på skrift, når noget skal videre til direktøren.
Find også en sparringspartner. Det kan være en kollega i en anden virksomhed, din revisor på visse punkter eller en ekstern IT-chef. Bliver opgaven større, end du og din chef har aftalt, har ledelsen brug for at vide det. Hvordan du siger det, står i artiklen om at opgaven er for stor.
Det gør du nu
Book samtalen med din chef i denne uge. Begynd på listen over leverandører og aftaler, og sæt en halv time af hver uge til overblikket, også når der er travlt. Lav ansvarslisten, og få den godkendt. Efter en måned har du noget at vise frem, og noget at tage udgangspunkt i, når I skal tale om næste skridt.
Det skal I lade være med
- At løse alt selv for at bevise, at du kan · så bliver det, der skulle være en hjælp, til et fuldtidsjob.
- At gemme koder i dit eget hoved · de skal kunne findes af andre, hvis du er væk.
- At lade din chef tro, at alt er under kontrol · sig det højt, når det ikke er.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ At du får forklaret tingene på dansk, du kan bruge.
- ☐ En tydelig fordeling af, hvad du har, og hvad den eksterne har.
- ☐ Sparring, når du er i tvivl om en anbefaling.
- ☐ Hjælp til at få overblikket samlet og holdt ajour.
- ☐ At beslutninger bliver lagt hos ledelsen og ikke hos dig.
Kilder
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere: om information på forhånd ved logning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvem må ringe til IT-leverandøren og bestille? · Bliver jeg overflødig, når der kommer en ekstern IT-chef?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
