I de fleste små virksomheder bliver den IT-ansvarlige ikke udpeget. Det bliver bogholderen, værkføreren eller den unge sælger, der var god til computere, og som efterhånden fik alle spørgsmålene. Det er en god løsning til de daglige ting, og den pågældende medarbejder fortjener tak. Svaret på overskriftens spørgsmål har derfor to dele. Den daglige IT-hjælp kan ligge hos en interesseret medarbejder med tid afsat til det. Ledelsesdelen, altså beslutninger om penge, aftaler og adgange, skal ligge hos en person med mandat til at tage dem. Det kan være direktøren, økonomichefen eller en ekstern IT-chef.
Hvad rollen kan bære
En IT-ansvarlig medarbejder gør stor nytte i hverdagen, fordi vedkommende er i huset og kender kollegerne. Opgaverne kan fx være disse.
- Første hjælp til kollegerne, så de små spørgsmål ikke går til leverandøren.
- Kontakt til leverandørens support og opfølgning på, om sagen blev løst.
- Bestilling af nye brugere og udstyr efter en aftalt fremgangsmåde.
- Vedligehold af oversigten over pc’er, telefoner og licenser.
- Tilbagemelding til ledelsen, når noget driller igen og igen.
Det er opgaver, der kræver lyst, omhu og nogle få timer. De kræver ikke, at man er uddannet i IT.
Hvad rollen ikke bør bære
Der er også opgaver, der glider over på den IT-ansvarlige, uden at nogen har besluttet det. De fleste af dem hører til hos ledelsen.
Køb og aftaler. Valget af ny leverandør eller et nyt system er en beslutning om penge og afhængighed for mange år. En medarbejder kan være med til at vurdere det, men skal ikke stå alene med det.
Krav til leverandøren. Det er svært for en bogholder at sige fra over for en leverandørs kundeansvarlige, især hvis personen har ringet til den samme tekniker i ti år.
Kollegernes data. Her er grænsen tydeligst. Den IT-ansvarlige har ofte tekniske muligheder for at se kollegernes mail og filer, og det må aldrig blive vedkommendes egen vurdering, om det skal ske. Datatilsynet peger på, at medarbejdere på forhånd klart skal have besked om logning, og om at den kan blive gennemset ved mistanke. Når en medarbejder fratræder, skal mailkontoen lukkes så hurtigt som muligt og som udgangspunkt senest efter 12 måneder. Indtil da skal den have autosvar, og adgangen skal holdes til en eller få betroede. Reglerne bør stå i personalepolitikken, så beslutningen ligger hos ledelsen. Åbning af private mails hos en medarbejder er et spørgsmål til advokat i den konkrete sag.
Rettigheder og officielle roller. Rettighedsadministrator på Digital Post, ejerskab af domænenavnet og den MitID, der bruges til bogføringssystemet, er ledelsesanliggender. Medarbejderen kan hjælpe med at holde styr på dem. Virksomheden skal stå som ejer, og ledelsen skal vide, hvem der har hvad.
Risikoen for medarbejderen og for jer
Uformelle roller har tre svagheder. Den første er tiden. IT-arbejdet kommer oven i det egentlige job, og begge dele lider, når det ene brænder på. Den anden er, at al viden samler sig hos én. Holder vedkommende ferie eller stopper, står I uden nøgler og uden forklaring. Den tredje er ansvaret. Den, der aldrig har fået opgaven skriftligt, kan komme til at stå med en skyld ved et nedbrud, som ledelsen burde bære. Mange medarbejdere i rollen føler sig alene med en opgave, de aldrig har bedt om.
Alle tre svagheder forsvinder i store træk, når rollen bliver skrevet ned.
Sådan aftaler I rollen
En side er rigeligt, og den kan laves på et enkelt møde mellem direktøren og medarbejderen.
- Formål. Hvad medarbejderen tager sig af, og hvad der går videre til ledelsen.
- Tid. Hvor mange timer der er sat af, og hvilke andre opgaver der til gengæld er taget væk.
- Grænser. Hvad vedkommende må bestille selv, og hvad der kræver en godkendelse.
- Stedfortræder. Hvem der overtager under ferie og sygdom, og hvor koderne ligger.
- Ledelsens kontakt. Hvem i ledelsen medarbejderen går til med det, der er for stort.
Det sidste punkt er ofte det sværeste, for direktøren har sjældent tid. Her kan en ekstern IT-chef blive den faglige makker, medarbejderen mangler. Vedkommende tager de store spørgsmål og leverandørsamtalerne, og den IT-ansvarlige beholder de daglige opgaver og får en at spørge. Rollen bliver mere overskuelig, og mange medarbejdere oplever det som en lettelse. Støtte til selve opgaven findes på temasiden til den IT-ansvarlige og kontoret.
Det kan I gøre nu
Spørg den medarbejder, der i dag får IT-spørgsmålene, hvad der fylder mest, og hvad vedkommende helst ville slippe for. Skriv derefter de fem punkter ovenfor på en side, og sæt navne på. Gå bagefter de officielle roller igennem: Digital Post, domænenavn og administratorkonti. Står noget af det i en medarbejders private navn, får det første prioritet. Er det uklart, hvem der skal tage de store beslutninger, er det dét, I skal tale om på næste ledermøde.
Det skal I lade være med
- At gøre rollen til en ekstra opgave uden tid · det går ud over begge job.
- At lade medarbejderen afgøre adgang til kollegernes mail · det er ledelsens beslutning.
- At lade koderne ligge hos én person · der skal altid være en stedfortræder.
- At tage rollen fra medarbejderen, når en ekstern kommer · den daglige viden i huset er værdifuld.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En klar fordeling af opgaver mellem medarbejderen, ledelsen og den eksterne.
- ☐ Respekt for den viden, medarbejderen allerede har.
- ☐ En kort beskrivelse af rollen, som kan følge med ved et skifte.
- ☐ Faste tidspunkter, hvor medarbejderen kan få svar.
Kilder
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: mailkonto ved fratræden.
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere: information om logning.
- Virk: Digital Post: rettighedsadministrator.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Syv tegn på, at virksomheden mangler en IT-chef · Hvem har administratoradgang hos jer?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
