Copilot er Microsofts AI-assistent, der kan hjælpe med at skrive, opsummere og finde ting i de programmer, mange allerede bruger. Sælgeren hos IT-leverandøren vil gerne have, at alle får en licens, og direktøren har hørt, at konkurrenten har købt. Spørgsmålet om, hvorvidt det kan betale sig, kan ingen besvare for jer på forhånd. Det afhænger af jeres opgaver og af, hvor meget medarbejderne får det brugt. I kan få et ordentligt svar ved at prøve det i lille skala og måle på jeres eget arbejde. Aktuelle priser og vilkår skal I se hos Microsoft eller jeres leverandør, for de ændrer sig og står ikke her.
Start med opgaven
Skriv fem eller seks opgaver ned, som tager tid i hverdagen og handler om tekst. Referater fra møder, svar på ensartede kundemails, udkast til tilbud, opsummering af lange dokumenter, søgning efter det rigtige dokument. Skriv også, hvem der laver dem.
Er listen kort, eller ligger arbejdet mest i maskiner, biler og på byggepladsen, er behovet tilsvarende lille. Ligger en stor del af dagen i mail og dokumenter hos nogle få, har I fundet kandidaterne. Artiklen om, hvornår AI giver mening, går videre med at sortere opgaverne.
Tjek forudsætningerne
Tre ting skal være på plads, før forsøget giver mening:
- Licenserne under. Spørg leverandøren, om jeres nuværende Microsoft 365-abonnement passer til Copilot, og hvilke vilkår der gælder for binding og opsigelse.
- Adgangene til dokumenter. En assistent, der søger i virksomhedens filer, kan få gamle mapper med for vide adgange frem i lyset. Bed leverandøren forklare, hvordan det fungerer hos jer, og hvem der kan se løn- og personalemapper. Det hører med i oprydningen, I laver med regler for dokumenter.
- Reglerne. Medarbejderne skal kende AI-politikken, før de begynder.
Pilotforsøget
Et pilotforsøg er en lille, tidsbegrænset afprøvning med få brugere. Hold det enkelt:
- Vælg nogle få medarbejdere med forskellige opgaver. Tag både en entusiast og en skeptiker med. Hvis kun de ivrigste prøver, får I et for pænt billede.
- Vælg to eller tre opgaver for hver. Skriv ned, hvordan de løses i dag, og cirka hvor lang tid det tager.
- Sæt en slutdato. Nogle uger er som regel nok til at se, om brugen holder, når nyhedens interesse har lagt sig. Spørg før bestillingen, om licensen kan opsiges igen, hvis svaret bliver nej.
- Giv en kort start. En halv time med konkrete eksempler fra jeres egne opgaver slår en generel præsentation.
- Hold et kort møde undervejs. Hvad virker, hvad virker ikke, og hvad har folk fundet på?
Det, I måler
Tal fra markedet siger intet om jeres virksomhed, så lad være med at bruge dem. Mål på de få ting, I selv kan se:
- Tid på den konkrete opgave. Før og efter, skønnet af medarbejderen selv. Et groft skøn er godt nok.
- Kvalitet. Skal teksten rettes meget, før den kan bruges? Spørg den, der læser resultatet.
- Faktisk brug. Bed om at se, hvor ofte licensen bruges. Spørg leverandøren, hvilke tal der kan trækkes.
- Fejl. Har værktøjet skrevet noget forkert, som kunne være sluppet ud?
- Medarbejderens eget svar. Ville du savne den, hvis den forsvandt i morgen?
Det sidste spørgsmål er overraskende præcist. Den, der ville savne værktøjet, bruger det. Den, der svarer “nja”, gør det sjældent.
Regnestykket med jeres egne tal
Ved forsøgets slutning kan I lægge det hele på ét ark. Den tid, medarbejderne sparer på en almindelig uge, sat over for prisen på licensen hos jeres leverandør. Spørg også, hvad den sparede tid bliver brugt til. Sparet tid på en travl sælger er noget andet end sparet tid, der forsvinder i småting.
Tag derefter stilling person for person eller rolle for rolle. Mange ender et sted mellem alle og ingen. Et tænkt eksempel. Hos en rådgivende virksomhed viser forsøget, at projektlederne bruger licensen hver dag til referater og rapporter, mens værkstedet næsten ikke rører den. Beslutningen bliver en håndfuld licenser til dem, der brugte den, og et nyt blik på sagen om et år.
Vedtag også, hvem der følger op. Tildel licensen til en rolle med en begrundelse, og tjek forbruget ved den månedlige afstemning af licenser. En licens, ingen bruger efter tre måneder, kan flyttes til en anden eller opsiges efter vilkårene.
Det gør I nu
Skriv opgavelisten, og vælg de medarbejdere, der skal prøve. Bed leverandøren om svar på vilkår, opsigelse og adgange, inden I bestiller noget. Sæt en dato for beslutningsmødet, allerede inden forsøget går i gang.
Det skal I lade være med
- At købe til alle på én gang · så ved I ikke, hvem der bruger det, og hvad det giver.
- At lade sælgerens eksempler stå i stedet for jeres egne · jeres opgaver er det eneste, der tæller.
- At lade forsøget løbe uden slutdato · så bliver det en fast udgift uden en beslutning.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En uvildig vurdering fra en rådgiver uden forhandleraftale med Microsoft.
- ☐ Et forsøg med få brugere, faste opgaver og en slutdato.
- ☐ Et enkelt ark med tid, kvalitet og brug fra forsøget.
- ☐ En anbefaling for hver rolle, klar til ledelsens afgørelse.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvornår giver AI mening hos os? · Microsoft 365 set fra ledelsen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
