En administrator har to slags IT. Den ene er egen: administrationssystemet, mail, bogføring og lejerportal. Den anden står ude i ejendommene: adgangskontrol, varmestyring, vaskeribooking, elevatoralarm og måske en internetforening. Den første er nogenlunde kendt. Den anden tilhører en ejer eller en ejerforening, passes af en vicevært og serviceres af en række leverandører, og hvem der har hvilket login, er ofte en sag for dem, der har været der længst. Få det samlet pr. ejendom, så en ny medarbejder og en ny ejer kan finde rundt.
Ejendomsmappen
Lav ét kort pr. ejendom. Det kan være en side i administrationssystemet eller et dokument i den fælles sagsmappe. For hvert teknisk anlæg i ejendommen skrives:
- hvem der ejer det: ejer, ejerforening, lejer eller leverandør,
- hvem der betaler,
- hvem der serviceres af hvem, med kontaktperson og aftale,
- hvem der har login, og hvor koden ligger,
- hvem der må bestille noget på anlægget.
Det sidste punkt er vigtigt, fordi fakturaer for bestillinger, ingen hos jer kan genkende, er en velkendt fælde. Viceværten ringer efter en tekniker til varmestyringen, og regningen rammer administrationen eller ejendommen, uden at nogen har godkendt den. Se hvem må ringe til leverandøren og bestille.
Adgang, varme og alarmer
Elektroniske brikker og døråbnere har en liste over brugere, og den skal holdes ved lige. Hvem opretter en ny lejer, hvem lukker en brik, der er tabt, og hvem kan se listen? Hvad der registreres og gemmes, bør ejeren have taget stilling til, og som administrator bør I kende svaret. Om der gælder særlige regler for jeres type ejendom eller adgangsanlæg, er et spørgsmål til advokat eller brancheforening.
Varmestyring og andre tekniske anlæg køres ofte over en fjernadgang, som leverandøren har. Skriv ned, hvem der har den, og hvad der sker, hvis leverandøren stopper. Hvordan disse forbindelser beskyttes, hører til sikkerhedsledelsen. Her er det nok, at I ved, hvem der ejer dem.
Elevatorer og alarmer kan være koblet på en gammel telefonlinje. Ifølge Erhvervsstyrelsens årsrapport for teleområdet 2024 slutter kobbernettet senest ved udgangen af 2029. Kilden behandler ikke erhvervskunder særskilt og heller ikke elevatorer, så det er noget, I selv bør undersøge hos serviceleverandøren, ejendom for ejendom. Læs kobbernettet lukker. Tag det med i det kommende budget for ejendommen, når svaret er der.
Administrationssystemet
Fagsystemet er kernen. Det bør have en systemejer hos jer, der følger nye versioner, holder brugerne ajour og står for kontakten til leverandøren. Stamoplysninger om lejere, ejere og lejemål skal holdes ét sted, og portalen til lejerne og ejerne hører med i overblikket.
I administrerer ofte for andre, og det har betydning for bogføringen. Efter bogføringslovens § 17 er den, der bogfører for andre, også bundet af § 16, stk. 1 og 2. Spørg jeres revisor, hvordan det rammer jeres opsætning, og spørg leverandøren, om systemet er registreret. Opbevaring af materialet efter §§ 12 til 14 hænger sammen med næste afsnit. Regler om leje, varmeregnskab, ejerforeninger og andelsboliger er fagjura og uden for denne artikel. De er spørgsmål til advokat eller brancheforening.
Når ejendommen skifter administrator
Administrationsopgaver kommer og går. Ejendomme sælges, og ejerforeninger skifter administrator. Så skal der overdrages: login til anlæg, abonnementer på ejendommens vegne, mail til bestyrelsen, dokumenter, lejernes data og regnskabsmateriale. Det er lettere, når ejendomskortet er ajour. Bogføringsmateriale skal opbevares i 5 år, og hvem der har det efter et skifte, er beskrevet i regnskabsmateriale ved systemskift. Skriv overdragelsen ind i administrationsaftalen, og spørg advokat, hvad der hører til ejeren.
Overtager I en ny ejendom, gælder det modsatte. Bed om kortet, og lav det selv, hvis det ikke findes. Bed den tidligere administrator lukke sine adgange på en aftalt dato.
Et tænkt eksempel
Tænk på en administration med ti ansatte og fyrre ejendomme. En ejerforening ringer, fordi portkoden ikke virker. Ingen ved, hvem der har anlægget. Viceværten har koden i en notesbog, men er på ferie. Bagefter indfører kontoret ét kort pr. ejendom. Det tager et par uger at udfylde dem, og næste gang tager opkaldet fem minutter.
Hvad I gør nu
Tag de tre ejendomme, der fylder mest i hverdagen, og lav kortet for dem sammen med viceværten. Brug erfaringerne til at rette skabelonen. Læg resten ind i takt med de næste bestyrelsesmøder, så det ikke bliver et kæmpeprojekt.
Det skal I lade være med
- At lade koder leve i viceværtens notesbog · viden skal ligge i et fælles system.
- At betale for anlæg, I ikke ved, hvem ejer · find ejeren, før regningen godkendes.
- At bruge fælles login til administrationssystemet · det gør det svært at se, hvem der har ændret hvad.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En skabelon til ejendomskortet, som kontoret kan bruge uden hjælp.
- ☐ En regel for, hvem der må bestille hos tekniske leverandører.
- ☐ En tjekliste til overtagelse og afgivelse af en ejendom.
- ☐ En opgørelse over, hvilke spørgsmål der skal videre til revisor og advokat.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 til 14 om opbevaring, § 16 om digitale systemer og § 17 om bogføring for andre.
- Erhvervsstyrelsens årsrapport for teleområdet 2024: kobbernettets afslutning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Kontraktoversigt: alle IT-aftaler · Vikarer, konsulenter og eksterne
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
