En nevø, der kan sætte en printer op og løse et problem med mailen på en lørdag, er en stor gave for en lille virksomhed. Der er ingen grund til at holde op med at bruge ham. Grænsen går dér, hvor virksomheden begynder at afhænge af ham: når han alene kender koderne, vælger systemerne eller skal være der, før noget virker. De praktiske opgaver kan han sagtens klare. Ansvaret, dokumentationen og beslutningerne skal ligge i virksomheden. Her er tre spørgsmål, der viser, hvor grænsen går hos jer.
Det, han gør godt
Lad os begynde med det, der fungerer. Han er hurtig, han kender jer, og han taler et sprog, I forstår. Han løser det praktiske uden en sag i et system og uden at sende en regning for hver lille ting. Mange unge mennesker kan mere om pc’er og netværk, end ejerne regner med, og han har måske reddet jer mere end én gang.
Samme billede gælder niecen, naboens søn eller den tidligere kollega, der kommer forbi. Teksten her er skrevet, så de også kan læse den og nikke.
Spørgsmål 1: hvem har ansvaret, når noget går galt?
Svært bliver det først, hvis en opdatering lægger økonomisystemet ned en mandag i regnskabstiden, eller hvis backuppen viser sig ikke at have kørt. En leverandør har en aftale og et ansvar. Nevøen har gjort jer en tjeneste, og det er urimeligt at lægge virksomhedens drift på den, der har gjort jer en tjeneste.
Spørg derfor: er der noget af det, han gør, som ville koste os dyrt, hvis det gik galt? Hvis ja, skal opgaven have en fast ejer i virksomheden, der ved, hvad der er gjort, og som står for beslutningen. Han kan stadig udføre arbejdet.
Spørgsmål 2: kan andre overtage i morgen?
Unge mennesker flytter, får travlt med studiet eller får et job i en anden by. Det er helt naturligt, og derfor skal det kunne ske, uden at virksomheden går i stå. Bed ham skrive ned, hvad han har sat op, og hvor koderne ligger. Det behøver ikke være langt. IT-kortet kan klares på ét ark, og hvad der som minimum skal stå, er beskrevet i Dokumentation af IT, før nøglepersonen går.
Virksomheden skal også selv eje det, han har oprettet. Konti, domæner og abonnementer skal stå i virksomhedens navn med en mail, I har adgang til. Mange problemer begynder med en konto, der blev oprettet hurtigt på en privat mail.
Spørgsmål 3: kan han også se det samlede billede?
At kunne løse et teknisk problem er én ting. At vurdere, om en tre-årig aftale er fornuftig, om serveren skal skiftes, eller om leverandøren leverer det aftalte, kræver erfaring med aftaler og leverandører og tid til at følge op. Han kan være langt bedre til det tekniske end nogen anden hos jer og stadig have helt andre planer for sin tid.
Forskellen svarer til forskellen på at kunne reparere en bil og at lede et vognparksbudget. Begge dele er nyttige, og begge dele skal løses. De to opgaver ligger bare hos forskellige mennesker, og derfor bør I se på, hvem der tager sig af den sidste. Læs mere om, hvad den opgave består af.
Sådan ser en god aftale med nevøen ud
Sæt ti minutter af til en snak, og skriv svarene ned:
- hvad han hjælper med, og hvad han skal spørge om først,
- hvornår I kan regne med ham, og hvem I ringer til, når han ikke kan,
- at alt, han opretter, står i virksomhedens navn,
- at han noterer ændringer ét fast sted,
- hvordan han bliver betalt eller belønnet.
Hvordan betalingen skal håndteres formelt, kan I spørge revisor om. Har han mere end et fritidsarbejde hos jer, er det også relevant at læse Når IT-manden er i familien.
Når han og en ekstern IT-chef skal arbejde sammen
Det kan fungere rigtig godt. En ekstern IT-chef kan tage sig af beslutninger, aftaler og opfølgning, mens nevøen klarer det praktiske, og nogen med erfaring holder øje med det, han laver. Han får et sted at spørge, I får overblikket, og ingen behøver at vælge side. En god ekstern gør det til et samarbejde fra første dag og behandler ham som en, der har holdt virksomheden kørende.
Hvad I gør nu
Stil de tre spørgsmål i denne uge, helst sammen med ham. Skriv det ned, der kun ligger hos ham. Får I to eller tre svar, der bekymrer jer, så begynd med koderne og konti, fordi de er hurtigst at rette.
Det skal I lade være med
- At gøre grin med hjælpen · den har ofte holdt virksomheden i gang i årevis.
- At lægge drift, I ikke kan undvære, på en vennetjeneste · det er urimeligt over for ham og risikabelt for jer.
- At lade private konti stå · det er det letteste at rette, så gør det først.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En vurdering, der tager udgangspunkt i, hvad hjælperen faktisk gør godt.
- ☐ En klar fordeling af, hvem der gør hvad.
- ☐ Dokumentation, som hjælperen kan bruge og vedligeholde.
- ☐ Et sprog, som også en ung hjælper og en travl ejer forstår.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer
- Hjemmeside, domæne og mail: står de i virksomhedens navn?
Læs også: Hvem har administratoradgang hos jer? · IT-ansvarlig i en lille virksomhed: hvem bør det være?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
