Sælgeren får ChatGPT til at stramme et tilbud op. Bogholderen beder om en forklaring på en formel, og mesteren får hjælp til en svær mail til en kunde. Brugen starter som regel, uden at nogen har besluttet det, fordi værktøjet er let at gå til og faktisk hjælper. Spørgsmålet for ledelsen er, hvilke oplysninger der ender i værktøjet, på hvilken konto, og hvem der kan svare, når en medarbejder er i tvivl. Datatilsynet peger på netop det, at virksomheden skal forholde sig til værktøjerne, sætte rammer for brugen og undgå følsomme oplysninger.
Start med at få brugen frem i lyset
Stil spørgsmålet åbent på et personalemøde. Hvem bruger AI i arbejdet, til hvilke opgaver, og på hvilken konto? Sig fra starten, at ingen får skældud for svaret. I har brug for et ærligt billede, og det får I kun, hvis det er trygt at fortælle om det.
Svarene viser ofte tre ting. Nogle opgaver er oplagte og uproblematiske. Nogle medarbejdere bruger private konti til arbejde. Og enkelte har lagt noget ind, som de bagefter er blevet i tvivl om. Den sidste gruppe skal have en nem vej til at spørge, for dér lærer I mest.
Hvad der skal holdes ude
Tommelfingerreglen til medarbejderne kan være kort. Skriv ikke noget ind i værktøjet, som du ikke ville lægge på et opslag i frokoststuen hos en samarbejdspartner. Den er upræcis, og den virker alligevel, fordi den får folk til at standse op.
Mere konkret bør ledelsen tage stilling til fire grupper af oplysninger:
- Oplysninger om personer. Navne på kunder, medarbejdersager, helbred, fravær, løn. Følsomme oplysninger er dem, Datatilsynet særligt råder til at undgå.
- Forretningens hemmeligheder. Tilbud under forhandling, priser til enkelte kunder, regnskabstal før offentliggørelse.
- Andres fortrolige materiale. Tegninger, kontrakter og dokumenter, som I har fået af en kunde under tavshed. Her kan jeres aftale med kunden sætte grænsen.
- Adgangsoplysninger. Koder, nøgler og skærmbilleder, hvor de fremgår.
Spørgsmålet om, hvad der præcis må behandles hvor, kan blive juridisk. Handler det om persondata i et konkret system, er det et spørgsmål til advokat eller jeres databeskyttelsesrådgiver, hvis I har en.
En nyttig vane er at gøre teksten anonym, før den går ind. “Kunde A har klaget over leveringen” giver næsten samme hjælp som den rigtige mail, og navnet bliver i jeres eget system.
Konto og vilkår
Der er forskel på, om en medarbejder bruger sin private konto, eller om virksomheden har købt adgangen. Med en privat konto ligger samtalerne hos medarbejderen, også når vedkommende stopper. Vilkårene er dem, medarbejderen selv har sagt ja til, og I har ingen aftale med leverandøren.
Læs derfor vilkårene for præcis den version, I bruger. Find svaret på tre spørgsmål. Hvad sker der med det, der skrives ind? Hvor længe gemmes det? Kan det slås fra, at indholdet bruges til at forbedre tjenesten? Vilkår ændrer sig, så opgaven skal have en ejer og en fast plads i kalenderen. Svarene hører hjemme i jeres AI-politik, hvor medarbejderne kan se, hvilken konto der gælder.
Når teksten skal ud af huset
ChatGPT kan skrive noget, der lyder rigtigt og er forkert. Det gælder især henvisninger til love, datoer, tal og produktoplysninger. Reglen til medarbejderne er derfor enkel. Den, der sender teksten, står inde for den, præcis som hvis vedkommende selv havde skrevet den.
Det kræver lidt ledelse at holde fast i. Hvis et tilbud med en forkert oplysning går ud, er det nemt at sige, at det var værktøjet. Svaret skal være det samme, som hvis en kollega havde skrevet et udkast. Vi læser altid igennem, før vi sender.
Et tænkt eksempel. En rådgivningsvirksomhed med 18 ansatte bad medarbejderne markere, når et kundedokument var skrevet med hjælp fra AI, så en kollega læste det ekstra grundigt. Efter et par måneder var reglen en vane, og markeringen kunne fjernes igen.
Hvem svarer, når nogen er i tvivl?
Rammer uden en kontaktperson bliver hurtigt til gætteri. Udpeg én, medarbejderne kan spørge, og lad det være i orden at spørge efter en fejl. Har nogen lagt noget ind ved en fejl, vil I gerne vide det hurtigt, så I kan vurdere, om der skal gøres noget. Er der tale om persondata, kan det være et spørgsmål til advokat eller rådgiver, om det kræver mere.
Et enkelt sæt regler på ét ark og en kort snak på et personalemøde rækker langt i de fleste mindre virksomheder. Lad medarbejderne dele gode eksempler med hinanden. De lærer mere af kollegaens fem linjer om en konkret opgave end af et kursus uden sammenhæng med hverdagen.
Det gør I nu
Tag emnet op på næste personalemøde, og spørg til brugen. Skriv derefter de fire grupper af oplysninger ind i jeres egne ord, vælg hvilke konti der gælder, og udpeg kontaktpersonen. Læs vilkårene for den version, I ender med, og sæt en dato for at læse dem igen.
Det skal I lade være med
- At lade som om, brugen ikke findes · uden en ramme gætter hver medarbejder selv.
- At straffe den, der fortæller · så stopper I med at høre om det.
- At stole på tekst, ingen har læst · ansvaret for det, der sendes, ligger hos jer.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En kort kortlægning af, hvad medarbejderne bruger, og hvilke konti det sker på.
- ☐ Læsning af vilkårene for de værktøjer, I vælger, med svar i almindeligt sprog.
- ☐ Eksempler på god brug fra jeres egne opgaver.
- ☐ Besked til ledelsen, når et værktøj ændrer vilkår, der har betydning for jer.
Kilder
- Datatilsynet: Forhold dig til AI-værktøjer: rammer for brug og undgåelse af følsomme oplysninger.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Skygge-IT: de små abonnementer, ingen kender · AI-færdigheder: hvad kræver forordningen af en almindelig virksomhed?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
