Indehaveren af en klinik er uddannet til at behandle patienter, og alligevel er det ofte vedkommende, der ringer til journalleverandøren i frokostpausen, nulstiller koder og finder ud af, hvorfor printeren i receptionen ikke virker. IT i klinikken er sjældent stort: et journalsystem, en onlinebooking, en telefon, mail og et par pc’er. Det fylder alligevel, fordi det hele ligger hos én person, der har patienter hele dagen. Det meste kan flyttes. Enkelte ting bør blive.
De få systemer, klinikken står på
Journalsystemet og bookingen kommer som regel fra en leverandør, der kender branchen. Det er en fordel, for de har svaret på det meste før. Det betyder også, at I har få alternativer, og at sagerne ofte kan løses af leverandøren uden jeres hjælp, hvis nogen ved, hvem der skal spørges.
Lav en kort oversigt: system, leverandør, kundenummer, supporttid, hvem hos jer der er kontaktperson, og hvad der står på regningen. Kort er det vigtige ord. En side er nok i en klinik med otte ansatte. Den kan laves efter opskriften på IT-kortet.
Se samtidig på, hvad der ligger uden for fagsystemet. Internet, telefoni, pc’er, printer, kortterminal, hjemmeside og eventuelt udstyr, der sender billeder eller målinger til journalen. Hver af dem har ofte sin egen leverandør, og det er her, indehaverens tid forsvinder.
Det kan I lægge fra jer
Følgende kan gå videre til en medarbejder med en klar opgave, en driftsleverandør eller en ekstern IT-chef:
- Opfølgning på leverandører. Hvem ringer, når en sag trækker ud, og hvem læser regningen?
- Brugere og licenser. Nye medarbejdere og vikarer oprettes, og dem, der stopper, lukkes.
- Kontrakter og fornyelser. Hvornår udløber internetaftalen, og er telefonaftalen stadig den rigtige?
- Udskiftning af udstyr. En plan for pc’er i stedet for nødkøb.
- Forberedelse af beslutninger. Nyt bookingsystem eller nyt telefonsystem med et oplæg på én side.
Spørg, hvad der sker, hvis indehaveren er væk i tre uger. Testen står i ferie uden telefon. Listen over, hvad en ejer generelt kan give fra sig, er uddybet i det, ejeren kan lægge fra sig.
Pas på, at opgaverne ikke blot lander i receptionen. Sekretæren er ofte den, der ved mest i forvejen, og det er fint at samle dagligdagen dér, så længe det er aftalt, og der er tid til det. Se IT er landet hos administrationen.
Det bliver hos indehaveren
En IT-aftale ændrer ikke på, hvem der står fagligt til ansvar for patienterne og journalen. Hvilke krav der gælder til journalføring, opbevaring og adgang i jeres fag, er et spørgsmål til systemleverandøren, jeres faglige organisation eller advokat. Tre beslutninger bør også blive hos ejeren: valget af fagsystem, hvem der må se hvad i klinikken, og hvad klinikken gør, hvis systemet er væk i en dag.
En ekstern hjælper med at forberede dem. Selve journalerne behøver vedkommende ikke at læse, og det er rimeligt at aftale, før arbejdet går i gang. Hvordan helbredsoplysninger beskyttes, og hvordan den samlede sikkerhed ledes, hører til sikkerhedsledelsen.
Når flere behandlere deler lokaler
Mange klinikker består af selvstændige behandlere, der lejer sig ind og bruger samme system. Så er det godt at vide, hvem der ejer abonnementet, hvem der betaler, og hvad der sker med patientlisten og journalerne, når en behandler flytter. Aftalen med leverandøren og lejeaftalen svarer sjældent på det. Spørg leverandøren først og advokat bagefter, og skriv svaret ned, mens alle er gode venner.
Dagen, hvor booking og telefon driller
En klinik kan leve med en defekt printer. Det er værre, når bookingen ikke virker, og telefonen kimer. Aftal hvad receptionen gør: findes en udskrift af dagens program, eller kan den hentes på telefonen? Hvem ringer til leverandøren, og hvornår aflyser I? Kan klinikken arbejde, hvis internettet er væk, eller er en reserveforbindelse værd at overveje? Svarene fylder mindre end en side.
Noter også, hvem der kan åbne virksomhedens Digital Post, for uden rettighedsadministrator kan posten ikke åbnes, se hvem kan åbne virksomhedens Digital Post?
Et tænkt eksempel
Tænk på en fysioterapiklinik med seks behandlere og en sekretær. Indehaveren har alle koder i hovedet. Efter en gennemgang flyttes leverandørkontakten til sekretæren med fire timer om måneden sat af, licenser og regninger gennemgås hvert kvartal af en ekstern, og indehaveren beholder de store valg. Tilbage står ét fast møde om måneden.
Hvad I gør nu
Skriv alle IT-opgaver fra den seneste måned ned, også de små i frokostpausen. Sæt kryds ved dem, der kræver netop indehaveren. Alt uden kryds er kandidater til at blive flyttet, og næste skridt er at finde ud af til hvem.
Det skal I lade være med
- At have alle koder i hovedet eller på en seddel i skuffen · andre skal kunne komme til dem, når indehaveren er væk.
- At lade behandlere dele ét login i journalsystemet · det slører, hvem der har gjort hvad.
- At vælge nyt system på messen · tag det hjem, og lad dem, der bruger det, se det først.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En oversigt på én side over systemer, leverandører og aftaler.
- ☐ Klarhed om, at vedkommende ikke skal arbejde i journalerne.
- ☐ Et fast, kort møde, der respekterer patienttiderne.
- ☐ Oplæg til de store valg, så ejeren kan beslutte på et kvarter.
Kilder
- Virk: Digital Post: virksomhedens pligt til at læse posten og rettighedsadministratorens rolle.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvem må ringe til IT-leverandøren og bestille? · Hvem kan åbne virksomhedens Digital Post?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
