Det begyndte måske med printeren. Så kom de nye medarbejdere, som skulle have en bruger, fakturaerne fra IT-leverandøren og den kollega, der ikke kunne komme på mailen. Nu går alt, der har en stikkontakt, over dit skrivebord, og ingen har nogensinde besluttet det. Det er helt normalt i en mindre virksomhed, og en del af opgaverne ligger faktisk fint hos administrationen. Andre gør ikke. Her får du en sortering, du kan tage med til direktøren, så du beholder det, der giver mening, og får flyttet resten.
Hvorfor det ender på kontoret
Administrationen er stedet, hvor alle tråde mødes. Du kender medarbejderne, leverandørerne og fakturaerne, og du er til at få fat i. Når noget ikke virker, går folk derhen, hvor de plejer at få hjælp. Det er et udtryk for tillid, og det er også grunden til, at opgaverne vokser uden at nogen lægger mærke til det.
Problemet kommer, når opgaverne ikke står i din stillingsbeskrivelse, når ingen har afsat tid til dem, og når du står med ansvar for noget, du ikke har fået mandat til. Så er du blevet IT-afdelingen uden at nogen har sagt det højt.
Det, der er fint at beholde
De her opgaver ligger naturligt hos en administration, fordi de handler om orden, kontakt og overblik. De kræver hverken teknisk baggrund eller særlig beslutningskompetence.
- At være kontakt til leverandøren i praktiske sager og oprette en sag, når noget ikke virker.
- At bestille standardudstyr efter en aftalt liste.
- At give besked, når folk starter og stopper, og følge tjeklisten.
- At holde lister ajour over udstyr, abonnementer og kontaktpersoner.
- At kontere fakturaerne og spørge, når en linje ser mærkelig ud.
- At vise nye kolleger, hvordan de får hjælp.
Det forudsætter, at listerne og tjeklisterne findes, og at du har tid til dem. En opgave på et par timer om måneden er fin. Spørg dig selv, om den kan klares inden for det, du faktisk har.
Det, der skal et andet sted hen
Her går grænsen. Opgaverne herunder kræver enten teknisk indsigt, et ledelsesmandat eller et ansvar, der ikke bør ligge på en stol, som er sat til noget andet.
- At vælge systemer og leverandører. Du kan samle ønsker og deltage, men valget hører til hos ledelsen med en kvalificeret indstilling.
- At vurdere leverandørens anbefalinger. Har du ikke fagligheden, bør du ikke stå med risikoen for at sige ja. Spørgsmålene står i artiklen om leverandørens anbefalinger.
- At underskrive og forhandle aftaler. Det binder virksomheden og skal ligge hos den, der må.
- At være eneste administrator. En administrator er den bruger, der kan ændre alt i et system. Står du alene med den rolle, står virksomheden svagt, og du bærer et ansvar, du ikke har bedt om.
- At beslutte noget om sikkerhed. Hvad virksomheden tør, og hvad den ikke tør, er en ledelsesbeslutning.
- At fejlsøge teknik. Dine timer er for dyre til at genstarte routere, og fejlen bliver sjældent løst ordentligt.
- At svare uden for arbejdstid. Når hele firmaet regner med, at du tager telefonen i weekenden, er noget gået galt.
Tommelfingerreglen er enkel. Orden og kontakt ligger hos dig, og beslutninger, teknik og ansvar for helheden ligger et andet sted. Den fordeling kan du bruge som rettesnor, hver gang der lander noget nyt.
Sådan laver du sorteringen
Skriv i to uger ned, hvad der kommer ind ad døren. En linje pr. henvendelse er nok, med hvad det var, hvem der spurgte, og hvor lang tid det tog. Noter også det, der sker i dine pauser og efter fyraften, fordi det ofte er dér, tiden forsvinder.
Del derefter listen i tre bunker. Den første er det, du gerne beholder. Den anden er det, som leverandøren bør gøre, fordi virksomheden allerede betaler for det. Den tredje er det, ingen har i dag, og som ledelsen skal placere. Den tredje bunke er den vigtigste. Det er her, du viser, hvor det egentlige hul er.
Tænkt eksempel: en kontorchef i en virksomhed med 35 ansatte finder, at en stor del af tiden går med ting, leverandøren burde løse. Hun aftaler med direktøren, at sager fremover oprettes direkte hos leverandøren af den, der har problemet, og pludselig er morgenen hendes egen igen. Se hvordan det kan gribes an i artiklen om én indgang til IT-hjælp.
Når du skal tage det op
Direktøren ved sjældent, hvor meget du laver, for det virker jo. Derfor er listen dit bedste argument. Vis de tre bunker, og kom med et forslag til, hvad der skal ske med den tredje. Du finder en skabelon i artiklen om at fortælle direktøren, at opgaven er for stor.
Du beder om, at nogen beslutter, hvor opgaverne skal ligge. Det er et rimeligt ønske, og en direktør har brug for at få det på bordet.
Det gør du nu
Begynd logbogen på mandag, og hold den i to uger. Lav de tre bunker, og book et kvarter hos direktøren. Aftal samtidig, hvem der er din afløser, så IT ikke står stille, når du holder fri.
Det skal I lade være med
- At fortsætte i stilhed · opgaverne vokser, og ingen opdager det, før du er væk.
- At lære dig teknikken for at klare det hele · så bliver du endnu mere uundværlig på det forkerte område.
- At tage ansvar uden mandat · sig til, når en opgave kræver en beslutning, du ikke kan træffe.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En tydelig fordeling af, hvad kontoret, leverandøren og ledelsen har.
- ☐ Tjeklister og lister, der gør dine opgaver lette at klare.
- ☐ At beslutninger om systemer og aftaler bliver flyttet fra kontoret.
- ☐ En enkel vej for medarbejdere, der skal have hjælp.
- ☐ Respekt for det, du allerede ved om virksomheden.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Når medarbejderne bruger arbejdstiden på IT-problemer · Hvem må ringe til IT-leverandøren og bestille?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
