Nogen har set en flot skærm med grafer hos en kollega, og nu spørger direktøren, om virksomheden også skal have Power BI. Værktøjet kan være en god idé. Det kan også ende som endnu et abonnement og en rapport, som ingen åbner efter den første måned. Svaret afhænger af de spørgsmål, I kan besvare, før nogen bygger noget. Power BI er Microsofts værktøj til at samle tal fra flere systemer og vise dem som rapporter og grafer. Et dashboard er sådan en samlet skærm, hvor de vigtigste tal kan ses på én gang.
Spørgsmålene før værktøjet
Hvilken beslutning skal rapporten hjælpe med? Kan I ikke navngive beslutningen, er rapporten pynt. “Vi vil gerne have overblik” er for løst. “Vi vil hver mandag se, hvilke ordrer der er forsinket, så vi kan ringe til kunden” kan bruges.
Hvem skal bruge tallene, og hvor ofte? En direktør, der ser på tallene en gang om måneden, har andre behov end en lagerchef, der kigger hver morgen. Tal, som kun bruges en gang om måneden, kan ofte klares med en enkelt side.
Findes tallene allerede? Mange økonomisystemer og fagsystemer har standardrapporter, som ingen har kigget på. Spørg leverandøren, inden I bygger noget nyt. Det kan vise sig, at behovet kan dækkes med en rapport, I allerede betaler for.
Er tallene enige? Viser salg og økonomi forskellige tal i dag, vil et nyt værktøj vise den samme uenighed. Begynd med definitioner og ejere af tal, før I bygger.
Kan data hentes automatisk? Rapporter giver mest værdi, når de henter data selv. Spørg, om jeres systemer kan levere data til værktøjet, og hvad der skal til. Kræver det, at nogen hver måned eksporterer et regneark, har I flyttet arbejdet uden at fjerne det.
Hvem vedligeholder det? Rapporter går i stykker, når et system opdateres, et felt får nyt navn, eller den, der byggede dem, stopper. Der skal være et navn på, hvem der ejer rapporten, hvem der retter den, og hvor beskrivelsen ligger.
Tegn på, at det giver mening
Et rapporteringsværktøj begynder at kunne betale sig, når flere af disse ting passer:
- Nogen bruger hver måned mange timer på at samle tal fra flere systemer i et regneark.
- De samme tal efterspørges af flere personer, så det er det samme arbejde igen og igen.
- Ledelsen får tallene så sent, at de ikke længere kan bruges til at handle på.
- Definitionerne er aftalt, og der er ejere af tallene.
- Der findes en person, hos jer eller en leverandør, der kan vedligeholde rapporterne.
Et stærkt tegn er månedsafslutningen, der afhænger af et stort regneark, som kun én kan håndtere. Så kan et værktøj fjerne en reel sårbarhed, og det er en god grund i sig selv, jf. regnearket, kun én forstår.
Tegn på, at I skal vente
Vent, hvis jeres vigtigste tal kun bor i ét system, som allerede viser det, I har brug for. Vent også, hvis stamdata er præget af dubletter og huller, så er oprydningen i kunder og varer den bedre første investering. Og står I foran et skifte af økonomi- eller ERP-system, altså det system, der binder økonomi, ordrer og lager sammen, kan rapporter bygget på det gamle system blive spildt arbejde.
Lav en lille prøve
I behøver ikke beslutte alt på én gang. En prøve kan se sådan ud.
- Vælg én rapport til én modtager, og hold den til få tal.
- Skriv på forhånd, hvilken beslutning rapporten skal støtte.
- Aftal en periode, fx et kvartal, og hvem der bygger den.
- Spørg modtageren efter perioden, om rapporten blev brugt, og hvad der ændrede sig.
- Beslut på den baggrund, om I fortsætter, udvider eller stopper.
Et tænkt eksempel: en håndværksvirksomhed med 25 ansatte samler hver måned timer og materialer fra sagssystemet i et regneark for at se, hvilke sager der løber over. Prøven er én rapport til direktøren og to projektledere. Efter tre måneder bruges den til ugemødet, regnearket er lukket, og virksomheden beslutter ikke at udvide, fordi resten af behovet er dækket.
Det, I skal afklare med leverandøren
Bygger en leverandør rapporterne, skal aftalen sige, at virksomheden ejer dem, og at de ligger hos jer, så de kan tages med videre. Bed om en kort beskrivelse af, hvor tallene kommer fra. Hvilke licenser der kræves, og hvad de koster, skal I se i de aktuelle vilkår hos Microsoft eller leverandøren, og det er værd at spørge, om alle læsere også skal have en licens, før I lægger jer fast. Tjek samtidig, hvem der får adgang. En rapport kan samle løn, avancer og kundedata på ét sted, så adgangen skal besluttes lige så omhyggeligt som adgangen til selve systemerne.
Hvad I gør nu
Skriv de tre beslutninger ned, I oftest mangler tal til. Spørg derefter jeres systemleverandør, om standardrapporterne kan dække dem. Står der stadig noget tilbage, kan I lave prøven. En god ekstern IT-chef starter med spørgsmålene, vurderer svarene uden at være bundet til et bestemt værktøj og sætter ejere på, før der bliver bygget noget.
Det skal I lade være med
- At starte med grafen · start med beslutningen, grafen skal støtte.
- At lade én ildsjæl bygge det hele · så har I fået en ny nøgleperson.
- At udvide, før den første rapport bliver brugt · fortsæt, når prøven har vist værdi.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over beslutninger, som rapporteringen skal støtte.
- ☐ En vurdering af, om standardrapporterne kan dække behovet.
- ☐ En begrænset prøve med aftalt periode og vurdering bagefter.
- ☐ En navngiven ejer af hver rapport og en kort beskrivelse af tallene.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Stamdata · Licensoverblik
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
