Klokken fire om morgenen kan chaufføren ikke logge på appen, og bilen skal være ved kunden klokken seks. Disponenten ringer til IT-leverandøren og får en telefonsvarer, der oplyser åbningstiden. Sådan ser hullet ud hos mange vognmænd: virksomheden kører døgnet rundt, og IT-aftalerne følger kontorets arbejdstid. Hullet lukkes ved at beslutte, hvad der ikke kan vente til morgen, og hvem der tager sig af det.
Sammenlign køreplanen med aftalerne
Tag de tider, I faktisk kører, og læg dem ved siden af supporttiderne i jeres aftaler. Flådestyringen har én tid, chaufførappen en anden, IT-leverandøren en tredje og teleselskabet en fjerde. Læg mærke til weekender, helligdage og de tidlige morgener. Hvad svartid og løsningstid betyder, er værd at læse først, for et svar klokken otte hjælper ikke den bil, der skulle af sted klokken fem.
Resultatet er en enkel oversigt med timer, hvor nogen svarer, og timer, hvor ingen gør. De sidste er ledelsens beslutning. I kan købe udvidet support, I kan klare det med en vagtliste hos jer selv, eller I kan beslutte, at I kører videre på papir til kontoret åbner. Alle tre kan være rigtige, så længe valget er truffet på forhånd.
Hvad kan ikke vente til morgen?
Sæt disponenten og direktøren sammen og sorter fejlene i to bunker. I den første ligger det, der stopper biler: chaufførerne kan ikke se ruter, disponeringen er nede, telefonerne virker ikke. I den anden ligger det, der kan vente: en rapport, der ikke kan hentes, eller en printer på kontoret.
For den første bunke laver I et vagtkort. Hvem ringer disponenten til, i hvilken rækkefølge, og hvem må tage en beslutning? Mange vognmænd har en driftsleder med vagttelefon, og den person bør have numrene til alle leverandører samt kundenummer og aftalenummer, for det bliver man bedt om klokken fire. Hæng kortet ved disponentens plads og læg det i telefonen. Grundskabelonen står under når IT går ned.
Disponering uden system skal også have en plan. Får den, der har vagten, hver aften en udskrift eller en fil med morgendagens ture, kan første bølge køre, selv om systemet er væk.
Enheden i førerhuset
Telefonen eller tabletten i bilen slides hårdt. Den ligger i en varm forrude, lades i et cigarstik og tabes på asfalten. Bestem, hvem der ejer enhederne, hvor reserverne ligger, og om en chauffør kan få en ny på en terminal uden for kontortid. En reserve i et aflåst skab hjælper kun, hvis vagten har nøglen og ved, hvordan den sættes op.
Se også på opdateringerne. Når chaufførappen opdaterer sig selv på telefonen en fredag aften, og det kun virker halvt, kan det ramme hele weekendens ture. Spørg leverandøren, hvornår der lægges nye versioner ud, og om I kan få besked først. Punktet hører med i aftalen om ændringer og nedetid.
Bruger chauffører fra vikarbureau eller underleverandører jeres app, skal nogen bestille og lukke deres login. Det står i vikarer, konsulenter og eksterne.
Flådestyringen viser, hvor folk er
Flådestyring gør livet lettere for disponenten, og den registrerer samtidig, hvor medarbejderne er. Datatilsynet skriver om logning, at medarbejdere skal informeres klart og utvetydigt på forhånd. Om det også gælder sporing af biler og køretid, og hvad der i så fald kræves, er et spørgsmål til advokat. Det ledelsesmæssige kan I tage stilling til med det samme: hvem må se positionerne, hvad må de bruges til, og hvor længe gemmes de?
Regler om køre- og hviletid, takograf og dokumenter til gods og told er en sag for sig. Spørg brancheforeningen eller systemleverandøren, hvilke krav systemet skal understøtte, og hvor længe data skal kunne findes.
Et tænkt eksempel
Tænk på en vognmand med 25 biler og to disponenter. En lørdag morgen er flådesystemets login nede hos leverandøren. Vagten har ingen liste over ture og intet nummer ud over kontorets. Bagefter beslutter ejeren tre ting: en aftenfil med ture, et vagtkort og en udvidet supportaftale på ét system. Resten venter til kontoret åbner, og det er nu en beslutning.
Hvad I gør nu
Bed disponenten skrive de sidste tre IT-problemer uden for kontortid ned med klokkeslæt og udfald. Læg dem ved siden af aftalerne, og tag beslutningen om natten på næste møde. Stopper bilerne, når internettet går på terminalen, så se også hvad I gør, hvis internetlinjen går.
Det skal I lade være med
- At gå ud fra, at leverandøren svarer om natten · læs supporttiden i aftalen.
- At lade ejerens private mobil være vagttelefonen · det holder ikke til ferie og sygdom.
- At købe døgnsupport til alt · køb det, hvor en bil ellers bliver stående.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En oversigt over supporttider set i forhold til jeres køreplan.
- ☐ Et vagtkort med numre, aftalenumre og beslutningsrækkefølge.
- ☐ Besked fra leverandørerne før nye versioner af chaufførappen.
- ☐ Et oplæg til ledelsen om, hvor udvidet support giver mening.
Kilder
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere: information på forhånd om logning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: SLA forklaret for ledelsen · Tre ugers ferie uden telefon
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
