Direktøren siger, at IT kører: sådan spørger formanden

“IT kører” betyder som regel, at der ikke har været et stort nedbrud for nylig. Det er en god nyhed, men det fortæller formanden lidt om, hvem der har koderne, hvilke aftaler der løber, og hvad der sker, hvis nøglepersonen forsvinder. I en familieejet virksomhed kan det være svært at spørge ind til, fordi direktøren også er bror, datter eller svigersøn. Her er seks spørgsmål, der kan stilles venligt og besvares med noget, der kan vises frem, og en måde at gøre dem til et fast punkt på dagsordenen.

Hvorfor formanden gerne må spørge

Selskabslovens § 115 lægger det på bestyrelsen at “sikre en forsvarlig organisation”. Bestyrelsen skal også holde øje med, at bogføring og regnskab er i orden, og at procedurer for risikostyring og intern kontrol er på plads. Den daglige pligt til korrekt bogføring og en betryggende forvaltning af formuen ligger hos direktionen efter § 118.

Ordet IT står ikke i bestemmelserne. At IT hører med, er vores tolkning: bogføringen ligger i et system, kunderne og ordrerne ligger i et andet, og virksomheden kan ikke drives, hvis de forsvinder. Hvor langt ansvaret rækker i jeres selskab, er et spørgsmål til revisor eller advokat. Til formandens praktiske brug er det nok at vide, at spørgsmålene hører til bestyrelsens arbejde, og at de kan stilles med fuld tillid til direktøren.

Seks spørgsmål

Hvert spørgsmål er stillet, så svaret kan vises på papir.

1. Hvem har adgang til det hele? Bed om en oversigt over administratorer i de vigtigste systemer, og om mindst én af dem er virksomheden selv. Se Hvem har administratoradgang hos jer?.
2. Hvad sker der, hvis du er væk i tre uger? Spørgsmålet går på, hvad der stopper, og hvem der kan handle. Testen står i Tre ugers ferie uden telefon.
3. Hvor mange IT-aftaler har vi, og hvornår fornyes de? Svaret er en kontraktoversigt, som kan lægges på bordet.
4. Hvad brugte vi på IT sidste år, og hvad går det til? Økonomichefen skal kunne pege på tallene, som beskrevet i IT-budget i en mindre virksomhed.
5. Hvornår har vi sidst prøvet at hente data tilbage fra backup? Her beder formanden om en dato og et resultat. At der tages backup, er noget andet end at den er afprøvet.
6. Hvad er den største IT-beslutning i de næste to år? Spørgsmålet viser, om nogen tænker fremad, eller om den næste beslutning først kommer, når noget går i stykker.

Sådan stiller I dem i en familieejet virksomhed

Tonen afgør, om samtalen fører til noget. Spørgsmål ved middagsbordet bliver let personlige, og derfor hører de hjemme på bestyrelsesmødet med en dagsorden sendt ud på forhånd. Giv direktøren spørgsmålene i god tid, og sig, at et “det ved jeg ikke endnu” er et fint svar på første møde, når det følges af en dato.

Stil spørgsmålene til virksomheden frem for til personen. “Hvad sker der, hvis du er væk” lyder anderledes, når formanden tilføjer, at det samme gælder for ham selv. Mange direktører i familieejede virksomheder bærer IT oven i alt det andet og bliver lettede, når nogen spørger til det. Så er spørgsmålene en hjælp til at få opgaven delt.

Hvad et godt svar ligner

Et godt svar er kort og kan vises frem: en side med en oversigt, en dato eller et navn. Det dårlige svar er langt og teknisk eller består af en henvisning til leverandøren. Det er fint, at leverandøren ved det, men så skal virksomheden kunne få det på skrift.

Sæt derefter IT på som et fast punkt med fire emner, som beskrevet i IT på bestyrelsesmødet. Sikkerhed og NIS2 har egne regler for ledelsen og er gennemgået på ciso-as-a-service.dk. Uden bestyrelse ligger opgaven med organisationen hos direktionen efter § 117, stk. 2, og så kan ejerkredsen eller direktøren selv bruge spørgsmålene.

Når svarene mangler

Mangler der svar, er det sjældent et tegn på sjusk. I de fleste mindre virksomheder er der bare ingen, som har fået opgaven. Aftal, hvem der samler svarene, og hvornår de skal foreligge. Kan det ikke lade sig gøre internt, er det et sagligt argument for at få hjælp til ledelsen af IT, så direktøren kan bruge sin tid på forretningen. Læs mere om, hvad en ekstern IT-chef laver.

Det skal I lade være med

• At spørge på sidelinjen · spørgsmål ved familiesammenkomster bliver hurtigt til en anklage.
• At nøjes med en mundtlig forsikring · bed om oversigten, datoen eller navnet.
• At sende spørgsmålene videre til leverandøren alene · svaret skal forstås og ejes af virksomheden.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ Svar på de seks spørgsmål på én side, skrevet til en formand uden IT-baggrund.
• ☐ Oplysning om, hvad der er dokumenteret, og hvad der kun er sagt.
• ☐ Deltagelse på bestyrelsesmødet, når bestyrelsen ønsker det.
• ☐ En ajourført statusside før hvert møde.

Kilder

• Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115, § 117, stk. 2, og § 118 om bestyrelsens og direktionens opgaver. Koblingen til IT er vores tolkning.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Hvad gør en ekstern IT-chef i en mindre virksomhed?
• IT på bestyrelsesmødet: en statusside, bestyrelsen kan bruge

Læs også: Direktørens ansvar for IT, når ingen andre har det · Hvem har styr på jeres IT? 12 spørgsmål

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT