De fleste virksomheder opdager ikke, at de mangler en IT-chef, fordi nogen siger det højt. De opdager det, fordi de samme små ting bliver ved med at ske. Fejl, der vender tilbage, en regning ingen kan forklare, en medarbejder, der er den eneste, som kender koderne. Hvert tegn kan have en god forklaring. Står I med tre eller flere af de syv tegn herunder, er det sandsynligt, at spørgsmålet om, hvem der har ansvaret for IT, ikke har et klart svar hos jer. Tjeklisten sidst i artiklen kan gennemgås af direktionen på et enkelt møde.
1. De samme fejl kommer igen
Printeren på første sal, forbindelsen til økonomisystemet, mailen om mandagen. Sagerne bliver lukket hos leverandøren, og to uger senere er de der igen. Det peger på, at nogen retter følgerne, og at ingen har fået til opgave at finde årsagen. I en virksomhed med en IT-chef bliver den tredje ens fejl til en samtale med leverandøren. Mere om det står i artiklen om gentagne IT-fejl.
2. Ingen kan forklare fakturaerne
Økonomichefen modtager regninger fra flere leverandører med linjer som “managed services” og “tillægspakke”. De bliver betalt, fordi beløbene ligner dem fra sidste måned. Spørger man, hvad en bestemt linje dækker, må man ringe til leverandøren. Når den, der godkender regningen, ikke kan se, hvad der er købt, mangler der et led mellem aftale og forbrug.
3. Leverandøren har valgt systemerne
Spørger man, hvorfor I har netop det system eller den løsning, lyder svaret, at det var det, leverandøren foreslog. Det kan sagtens være et fornuftigt valg. Tegnet er, at ingen hos jer kan begrunde det eller huske, om der var alternativer.
4. Én person har alle koderne
En medarbejder, en tidligere kollega, en nevø eller direktøren selv har koderne i hovedet, i en notesbog eller på en seddel i skabet. Virksomheden kører fint, så længe den person er der. Spørg jer selv, hvad der sker, hvis vedkommende er væk i tre uger, og hvad der bliver sværest at få adgang til. Det er også her, de mest konkrete spørgsmål dukker op. Hvem er rettighedsadministrator på jeres Digital Post? Uden rettighedsadministrator kan posten ikke åbnes, og virksomheden skal læse den.
5. Fornyelser kommer som overraskelser
En aftale er blevet forlænget, fordi ingen opsagde den. En licens er steget, uden at nogen tog stilling. Domænenavnet var ved at udløbe. Sker det igen og igen, er der ingen samlet oversigt over aftalerne, og fristerne bliver styret af leverandørernes kalender.
6. IT-sager lander hos direktøren
Direktøren godkender licenser, taler med internetudbyderen og kigger på tilbud om en ny server sent om aftenen. Er det den person i virksomheden, hvis tid er dyrest og mest presset, der har IT ved siden af, bliver det udskudt, og sagerne samler sig. Det er så udbredt, at det har sin egen side om direktøren og IT-ansvaret.
7. Ingen kan svare, når nogen spørger udefra
Revisoren vil vide, hvem der har adgang til bogføringen. En stor kunde sender et spørgeskema om jeres IT. Bestyrelsesformanden spørger, hvad der sker, hvis serveren brænder. Svarene kommer efter en uges rundspørge, eller også bliver de gættet.
Et aktuelt eksempel er det digitale bogføringssystem. Efter de nye regler skal udbydere af registrerede systemer senest 1. marts 2027 validere deres kunder med MitID, og de, der allerede er kunder, skal bekræfte sig selv én gang for at kunne fortsætte med systemet. Ledelsens spørgsmål er konkret: hvem har den MitID, der kan validere? Kan I svare på det i dag, er det et godt tegn. Hvis spørgsmålet sender jer rundt i huset, er det syvende tegn til stede.
Tjekliste til direktionen
Sæt en halv time af på næste ledermøde, og svar ja eller nej uden at spørge nogen andre.
- ☐ Vi kan pege på den person, der har det samlede ansvar for vores IT.
- ☐ Vi ved, hvad vi i alt har betalt for IT det seneste år.
- ☐ Vi har én oversigt over alle IT-aftaler med fornyelsesdatoer.
- ☐ Mindst to personer kan komme ind på de vigtigste konti.
- ☐ Vi kan begrunde vores vigtigste systemvalg.
- ☐ Tilbagevendende fejl bliver fulgt op, til årsagen er fundet.
- ☐ Vi kan svare revisoren og kunderne uden en uges forberedelse.
Hvert nej er en opgave, der mangler en ejer.
Det kan I gøre nu
Læg nej’erne i rækkefølge efter, hvad der ville gøre mest ondt, hvis det gik galt. Giv de to øverste til en navngiven person med en dato. Mange nej’er kan løses internt med en eftermiddags arbejde, fx en oversigt over aftalerne. Står I med fire eller flere nej’er, eller går de samme igen om et halvt år, er det et tegn på, at ledelsesopgaven er større end den tid, I har til den. Så giver det mening at drøfte, om opgaven skal ligge hos en medarbejder, hos direktøren eller hos en ekstern IT-chef.
Det skal I lade være med
- At afvise tegnene, fordi det hele kører · de fleste af dem viser sig først for alvor på en dårlig dag.
- At pege på en syndebuk · tegnene handler om en manglende rolle og ikke om en bestemt person.
- At løse alt på én gang · to opgaver med navn og dato flytter mere end en lang liste.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En gennemgang af tjeklisten sammen med ledelsen i det første forløb.
- ☐ En prioriteret liste, hvor hver opgave har en ejer og en dato.
- ☐ Besked om, hvilke punkter I selv kan klare uden ekstern hjælp.
Kilder
- Virk: Digital Post: virksomhedens pligt til at læse posten og rettighedsadministratorens rolle.
- Erhvervsstyrelsen: nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026 om validering med MitID.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: IT-ansvarlig i en lille virksomhed · Ekstern IT-chef: hvad rollen dækker
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
