Mange direktører tøver med en ekstern IT-chef, fordi de har et godt forhold til IT-leverandøren og ikke vil støde nogen. Bekymringen er rimelig, men en god leverandør får faktisk noget ud af det: en modpart, der kan bestille klart, samle beslutninger og sige ja eller nej uden at vente tre uger på direktøren. Leverandøren beholder sin drift og sine teknikere. Det, der ændrer sig, er, hvem de taler med. Her er, hvad leverandøren vinder, hvad den kan være nervøs for, og hvordan I præsenterer ændringen, så samarbejdet starter godt.
Hvad leverandøren vinder
Set fra leverandørens side er en kunde uden IT-ledelse ofte besværlig. Mails går til flere personer, sager bliver bestilt af den, der lige stod nærmest, og anbefalinger bliver liggende, fordi ingen kan tage stilling. Teknikerne ved, hvad der burde gøres, men kan ikke få et svar. Når noget så går galt, får leverandøren skylden for noget, den måske advarede om for et år siden.
En ekstern IT-chef kan rette op på det. Leverandøren får:
- én person, der samler ønsker og prioriterer dem,
- svar på anbefalinger, også når svaret er nej,
- møder med en dagsorden og en beslutning,
- en kunde, der forstår forskellen på det, der er aftalt, og det, der er ekstra,
- færre sager, der er blevet oprettet to gange.
Det gør kunden lettere at betjene, og det er svært for en seriøs leverandør at have noget imod.
Hvad leverandøren kan være nervøs for
Der kan også være en vis uro, og den skal I tage alvorligt. Leverandøren kan frygte, at I er på vej væk, at den nye person vil lave alt om, eller at fakturaerne nu bliver gennemgået linje for linje. Noget af det er rigtigt, for fakturaerne skal gerne forstås. Det gælder også leverandørens egen kontaktperson, der måske har haft en god, direkte tone med direktøren, og som nu får en ny at tale med.
Sig det derfor, som det er. Formålet er bedre styring af det samarbejde, I allerede har. En ekstern IT-chef erstatter ikke leverandøren, og hvis I ikke overvejer at skifte, så sig det højt.
Sådan præsenterer I ændringen
Rækkefølgen betyder noget:
- Direktøren ringer selv til kontaktpersonen hos leverandøren, før andre gør det, og fortæller, hvad der sker og hvorfor.
- Bagefter kommer en kort mail med navn, opgaver og den dato, ordningen begynder.
- Mailen siger tydeligt, hvad den eksterne må: bestille, godkende, modtage dokumentation og tale på virksomhedens vegne.
- I holder et fælles opstartsmøde, hvor direktøren er med.
- Den interne regel for, hvem der må ringe og bestille, bliver opdateret samme dag.
Det skriftlige mandat er vigtigt, fordi leverandøren ellers med rette vil spørge, hvem der egentlig må beslutte. Aftalen med leverandøren står stadig i virksomhedens navn, og direktøren beholder de store beslutninger. Fordelingen er beskrevet i Lejet IT-chef.
De første møder
Det første møde bør handle om, hvordan samarbejdet ser ud i dag. Hvad fungerer, hvad er irriterende, og hvad har leverandøren forsøgt at få kunden til at beslutte? Lad leverandøren tale først. Mange har en liste over anbefalinger, der aldrig er blevet besvaret, og den er en god begyndelse.
Derefter aftales den faste rytme, som beskrevet i Faste opfølgningsmøder med IT-leverandøren. En god ekstern begynder med at lytte og lader kritikken af det gamle ligge, til der er fakta på bordet.
Forbehold eller modstand?
Forbehold er normalt: spørgsmål om, hvem der må bestille, ønske om en fast kontaktperson eller bekymring for fortrolige oplysninger. Det kan drøftes, og en tavshedserklæring kan løse noget af det. Modstand ser anderledes ud:
- leverandøren vil ikke udlevere jeres egen dokumentation eller oversigter over adgange,
- kontaktpersonen går uden om den eksterne direkte til direktøren,
- spørgsmål om fakturaer bliver besvaret med utilfredshed,
- der henvises til relationen, hver gang der stilles et konkret spørgsmål.
Tag det op med leverandørens ledelse. Fortsætter det, er det i sig selv en oplysning om samarbejdet, som I skal tage stilling til. Vejen op gennem leverandøren er beskrevet i Når sagen ikke bliver løst.
Hvad I gør nu
Skriv tre linjer om, hvad I vil have ud af samarbejdet med leverandøren, og hvem der skal have mandatet. Ring så til kontaktpersonen, før I gør noget andet.
Det skal I lade være med
- At lade leverandøren høre det fra andre · samtalen skal komme fra direktøren.
- At lade den eksterne gå i gang uden mandat · så bliver det leverandørens opgave at gætte, hvem der bestemmer.
- At antage, at al uro er modstand · de fleste spørgsmål er rimelige, når de kommer første gang.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et første møde, hvor leverandøren bliver hørt.
- ☐ Samarbejde i en ordentlig tone, også når der stilles krav.
- ☐ Ingen økonomisk interesse i, om I beholder eller skifter leverandør.
- ☐ Besked til direktøren, hvis samarbejdet ikke fungerer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer
- Vi har jo en IT-leverandør: hvorfor skulle vi have en IT-chef?
Læs også: Fem IT-leverandører og ingen, der har overblikket · Leverer IT-leverandøren det, I betaler for?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
