De fleste virksomheder har opgaver af begge slags, og ingen behøver at begynde med det hele. Det første spørgsmål er enkelt: er det beslutningerne eller hverdagen, der gør mest ondt lige nu? Ligger problemet i, at ingen ved, hvad I skal vælge, købe eller droppe, begynder I med ledelsen af retning og penge. Ligger det i, at fejl trækker ud og leverandøren ikke følger op, begynder I med den daglige styring, som nogle kalder en IT-driftschef. Selvtesten herunder tager ti minutter og kan laves af direktøren og økonomichefen sammen.
To slags opgaver
Sorteringen bygger på, hvad der sker med en opgave, når den er løst.
Beslutninger bliver truffet én gang og gælder i årevis. Valget af økonomisystem, spørgsmålet om serveren skal blive stående, og næste års IT-budget er typiske eksempler. Fejlen ved sådan en opgave opdager I ofte først længe efter.
Daglig opfølgning kommer igen hele tiden. Er sagen løst? Virker backuppen? Er den nye medarbejder klar til mandag? Holder leverandøren den svartid, der står i SLA’en (serviceaftalen med leverandørens løfter om oppetid og svartider)? Fejlen ved sådan en opgave mærker I med det samme.
Selvtesten
Sæt et kryds ved de udsagn, der passer hos jer. Tag dem, der passer i dag, og lad det være, hvad I håber.
Gruppe A
- ☐ Vi står foran et valg af system eller leverandør, som vi ikke føler os klædt på til.
- ☐ Vi ved ikke rigtig, hvad IT koster os samlet set.
- ☐ Vi har købt ting, som vi ikke bruger.
- ☐ Forretningen ændrer sig, og vi er usikre på, om IT kan følge med.
- ☐ Vi får tilbud, som ingen hos os kan vurdere.
- ☐ Vi har ingen plan for de næste par år.
Gruppe B
- ☐ Medarbejderne bruger tid på de samme IT-problemer igen og igen.
- ☐ Sager hos leverandøren trækker ud, og ingen rykker.
- ☐ Vi ved ikke, om leverandøren holder det, der er lovet.
- ☐ Nye medarbejdere mangler adgange den første dag.
- ☐ Ved nedbrud er det uklart, hvem der gør hvad.
- ☐ Ledelsen hører først om problemerne, når de er blevet store.
Sådan læser I resultatet
Flest krydser i gruppe A. Jeres behov ligger i det, en IT-chef typisk tager sig af: retning, budget, systemvalg og vurdering af aftaler. Begynd med overblikket over systemer og udgifter, og brug det til en plan. Temasiden om IT-budget og prioritering er et godt sted at læse videre.
Flest krydser i gruppe B. Her handler det om opfølgningen. Driften køber I allerede, så opgaven er at få det købte til at virke som lovet. Begynd med en liste over gentagne fejl og en fast aftale med leverandøren om, hvordan de følges. Læs videre under stabil drift og en SLA, der bliver fulgt op.
Lige mange i begge. Det er det almindelige billede i virksomheder uden IT-chef. Her kan det betale sig at begynde med opfølgningen på driften i et par måneder. Når hverdagen er mere rolig, er der plads til de lange beslutninger, og I har bedre tal at træffe dem på. Står I med en stor beslutning, der har en frist, går den naturligvis først.
Få krydser i begge grupper. Så er der måske ikke brug for hjælp lige nu. Gem listen, og tag testen igen, når der sker noget større i virksomheden.
Tænkt eksempel: revisionsfirmaet
Et tænkt firma med 15 ansatte sætter fire krydser i gruppe B. Sager om deres dokumentsystem går igen, og ingen rykker leverandøren. I gruppe A er der kun ét kryds, en licensaftale, der snart skal fornyes. Firmaet beslutter at begynde med driften. Efter en periode med faste møder og en liste over fejl er der færre afbrydelser, og det viser sig samtidig, at flere licenser er ubrugte. Nu har de et bedre grundlag for fornyelsen, og den lille strategiske opgave løser sig næsten af sig selv.
Én person eller to?
I mindre virksomheder er det sjældent nødvendigt at have to eksterne personer. Hovedtitlerne er nyttige til at beskrive opgaverne, og i praksis handler det om, hvad timerne skal bruges til i de første måneder. Vægten kan flytte sig, efterhånden som de værste problemer er løst. Hvis I vil se rollerne stillet op over for hinanden, findes gennemgangen under rollerne i ekstern IT-ledelse.
Vigtigst er, at I er enige om den første opgave. En ekstern, der begynder på en treårsplan, mens medarbejderne kæmper med mailen, får ikke meget opbakning. Omvendt kan en stor fornyelse glide forbi, mens alle er optaget af printere.
Det kan I gøre nu
Tæl krydserne, og vælg det ene område, der skal have opmærksomhed de næste tre måneder. Skriv tre konkrete resultater ned, I gerne vil se, fx at en bestemt fejl er væk, eller at I kender det samlede forbrug. Listen fungerer både som en intern plan og som et oplæg, hvis I vil tale med en ekstern om opgaven.
Det skal I lade være med
- At starte med strategien, fordi det lyder bedst · start der, hvor det gør ondt.
- At behandle titlen som det vigtigste · opgaverne afgør, hvad I har brug for.
- At udskyde en beslutning med en fast frist · en fornyelse venter ikke på, at driften er på plads.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En ærlig vurdering af, hvor I bør begynde, også hvis det er mindre, end I troede.
- ☐ Tre konkrete resultater for de første måneder.
- ☐ Besked, når vægten mellem drift og beslutninger bør flyttes.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: De samme IT-fejl igen og igen · Prioritering af IT-projekter, når alt haster
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
